Asiakastarina: Kiinteistötahkola

Kiinteistöalan ostolaskut toistuvat usein samankaltaisina kuukaudesta toiseen. Siitä huolimatta automaatioita on hyödynnetty hämmästyttävän vähän. Miten ostolaskuprosessi tulisi rakentaa, jotta se helpottaisi nimenomaan kiinteistöalalla toimivien kirjanpitäjien arkea?

Tämän kysymyksen ääressä oli taannoin Suomen suurimpiin isännöintitalan yrityksiin kuuluvan Kiinteistötahkolan ostolaskuprosessia analysoinut Olli-Pekka Kuha.

Hän työskentelee arkkitehtina Premis-isännöintiohjelmiston tuotekehityksessä, jonka olennaisena osana on myös taloyhtiöiden taloushallinnon prosessien automatisointi ja läpinäkyvyyden lisääminen.

“Premis on isännöintitoimialan tarpeisiin kehitetty toiminnanohjausjärjestelmä, joka sisältää kattavasti taloyhtiön pyörittämiseen tarvittavat toiminnallisuudet. Premisillä hoituu esimerkiksi kirjanpito, laskutukset, isännöintitodistukset, kokoustoiminnot – ja myös ostolaskuprosessiin liittyvä ostoreskontra”, Olli-Pekka kuvaa ohjelmistoa. 

Haaste: puoli miljoonaa laskua vuodessa

Kiinteistötahkolalla on vahva halu olla mukana taloushallinnon automatisaatiokehityksestä. Ostolaskuprosessin uudistaminen tulikin tuotekehityspöydälle loppuvuodesta 2019. Tavoitteina hankkeelle oli ostolaskuprosessin modernisointi, läpinäkyvyyden ja automaatioasteen lisääminen.

“Ostolaskuprosessin kautta kulkee vuositasolla lähes puoli miljoonaa laskua, eli määrä on merkittävä. Laskuissa on kuitenkin muun muassa paljon toisteisuutta, joten tiesimme jo aloittaessamme, että fiksuilla ratkaisuilla pystymme tekemään asiat todella paljon sujuvammiksi”, Kuha toteaa. 

Ostolaskujen automaatioaste lähellä nollaa – miksi ihmeessä?

Kiinteistöalalla on tyypillistä, että ostolaskut toistuvat pitkälti samankaltaisina kuukaudesta toiseen. Laskut saapuvat samoilta toimijoilta ja summatkin pysyvät usein samoina läpi laskutuskauden.

Silti lähtötilanteessa automaatioaste on lähennellyt pyöreätä nollaa. Miksi ihmeessä?

“Useimmissa markkinoilla tarjolla olevissa ostolaskujärjestelmissä ostolaskujen automaatiot tehdään sääntöpohjaisen automaation avulla”, Kuha valottaa. 

Sääntöpohjainen automaatio edellyttää nimensä mukaisesti, että järjestelmään kirjataan ihmisen toimesta erilaisia käsittelysääntöjä, joiden perusteella laskulle tehdään esimerkiksi tiliöinnit.

“Jos ajatellaan kirjanpitäjää, joka hoitaa vaikkapa kymmentä taloyhtiötä, joista jokaiselle saapuu laskuja kuukausittain kymmeneltä eri toimittajalta, on helppo laskea, kuinka työläs yhtälöstä tulee.”

Jo esimerkin kaltaisessa tapauksessa luotavaksi ja ylläpidettäväksi voi tulla sata sääntöä, joka tietysti ottaa oman aikansa ja on lisäksi melko työlästä. Uudistushankkeen selvitysvaiheessa kävikin siis ilmi, että jo pitkään tarjolla olleita, sääntöihin perustuvia automaatioita ei Kiinteistötahkolalla ollut juurikaan otettu käyttöön näiden kokemusten vuoksi.

”En väitä, että sääntöpohjaiset ratkaisut olisivat turhia. Päinvastoin: ne sopivat edelleen hienosti tiettyihin tapauksiin ja käyttöympäristöihin. Huomioitavaa on myös, ettei näiden käyttö ole tekoälyratkaisuiden kanssa mitenkään pois sulkevia.”, Kuha täsmentää.
Snowfoxin algoritmipohjainen tekoälyratkaisu sopi “kuin nenä päähän”

Olli kertoo, että Snowfox.AI saapui kuvaan jo uudistuksen suunnitteluvaiheessa.

“Luettuani Snowfoxin ratkaisusta totesin, että tällainen valmiiksi palveluksi paketoitu algoritmipohjainen tekoäly sopisi tarpeisiimme kuin nenä päähän. Vastaavaa tuotetta ei ollut markkinoilla aikaisemmin tullut vastaan, mutta ymmärsin heti tässä olevan potentiaalia”

Keskustelut aloitettiin tarkistamalla, että rajapinnat uuden ostolaskujärjestelmän kanssa ovat oikeanlaiset. Kiinteistötahkolan kunnianhimoisena tavoitteena oli rakentaa automaatio, jossa sääntöjen luomiseen ja ylläpitoon ei kuluisi aikaa lainkaan, ja Snowfox.AI vaikutti erittäin lupaavalta työkalulta juuri siihen.  

“Sovimme, että lähdemme kokeilemaan Snowfox.AIta heti, kun saamme oman kehitystyömme sopivaan vaiheeseen”, Olli kertoo. 

Helppo käyttöönotto ja vähäriskinen investointi 

Erillisen tekoälyn liittäminen taloushallinto-ohjelmistoon voi kuulostaa työläältä projektilta. Kiinteistötahkolan kokemuksen mukaan näin ei kuitenkaan ole. 

”Snowfox on tuotteistanut tekoälyratkaisunsa todella hyvin ja asiakaslähtöisesti. Meidän ei esimerkiksi tarvinnut perustaa ostopäätöstämme pelkkiin markkinointipuheisiin vaan Snowfox tarjosi ilmaisen testin meidän omalla datallamme.”, Olli-Pekka iloitsee.

Ennen ostopäätöstä Kiinteistötahkolan omalla datalla toteutettu testijakso meni odotusten mukaisesti. Lopputuloksena oli varsin korkea ennustetarkkuus, vaikka käytössä oli ollut vain kolmen kuukauden data. Tämä osoitti ennakko-oletukset datan hyvästä soveltuvuudesta algoritmipohjaiseen automaatioon todeksi.

Testijakson jälkeen siirryttiin varsin pian varsinaiseen käyttöönottoon, joka myös saa Kuhalta kiitosta vaivattomuudestaan.

“Käyttöönotto heidän kumppaniverkostoonsa kuuluvaan ostolaskujärjestelmään toimi erittäin suoraviivaisesti, eikä vaatinut meiltä kuin muutaman palaverin ja lopputestaukseen osallistumisen. Nyt maksamme pelkästään oikein menneistä ennusteista, eli Snowfox kantaa vahvasti myös itse oman kortensa kekoon kokonaisuuden toimivuudesta.”

Automaatioaste nousi kuin raketti

Miten alkuperäinen ennuste ostolaskujen käsittelyn automaatioasteesta on toteutunut? Komeasti, toteaa Olli Kuha. 

“Heti ensimmäisenä kuukautena automaation piirissä olevien laskujen ennustetarkkuus nousi yli 80 %:iin ja tällä hetkellä menemme hieman 90 % yläpuolella. Tässä vaiheessa automaation piirissä ovat yksiriviset laskut. Tulevaisuudessa tarkoituksenamme on laajentaa automaatiota myös monirivisten laskujen massaan, jolloin pääsemme kokonaisautomaatiossa korkeammalle.”

Kehityksessä mukana olleet kirjanpitäjät ovat olleet erittäin tyytyväisiä Snowfoxin tuomaan apuun – voikin sanoa, että nälkä kasvaa syödessä. 

“Meillä on nähty, että kokonaisuus toimii erinomaisesti, joten haluamme päästä entistä vauhdikkaammin eteenpäin. Tarkkoja lukuja ajansäästöstä emme vielä ole laskeneet, mutta voidaan sanoa, että aikaa säästyy jo nyt, ja monirivisten laskujen tultua mukaan tietysti vielä entistä enemmän.”

Olli Kuha kehottaakin kaikkia kiinteistöalan toimijoita pohtimaan ja testaamaan rohkeasti toimialalle parhaiten sopivia automaatioratkaisuja. 

“Automaatiota kannattaa mahdollisuuksien mukaan testata omalla laskumassalla ja -datalla. Uskallan väittää, että kiinteistöpuolella hyvä algoritmipohjainen ratkaisu pystyy nostamaan automaatiotasoa keskimääräistä korkeammalle – kaikkine hyötyineen.”