Príbeh zákazníka: Kiinteistötahkola Ltd

Nákupné faktúry sa v oblasti správy nehnuteľností zvyčajne opakujú každý mesiac. Napriek tomu sa automatizácia využívala prekvapivo málo. Ako by mal vyzerať správny proces spracúvania nákupných faktúr tak, aby uľahčil každodenný život účtovníkov pracujúcich v tejto oblasti?

To je otázka, ktorej nedávno musel čeliť Olli-Pekka Kuha. Analyzoval proces spracúvania nákupných faktúr spoločnosti Kiinteistötahkola, jednej z najväčších fínskych spoločností spravujúcich nehnuteľnosti, a uvedomil si, že je potrebné niečo zmeniť. 

Olli-Pekka pracuje ako architekt vo vývoji softvéru pre správu nehnuteľností Premis. Nevyhnutnou súčasťou jeho práce je aj automatizácia procesov finančného riadenia bytových spoločenstiev a zvyšovanie transparentnosti.

"Premis je ERP softvér vyvinutý pre potreby bytových spoločenstiev. Zahŕňa všetky funkcionality potrebné na vedenie bytového družstva. Premis rieši napríklad účtovníctvo, fakturáciu, hostingové certifikáty, funkcie pre organizovanie mítingov  - a tiež spracúvanie prijatých faktúr (Accounts Payable)“, opisuje softvér Olli.

Výzva: pol milióna faktúr ročne

Kiinteistötahkola má veľkú túžbu zapojiť sa do automatizácie v oblasti účtovania nákupných faktúr. Obnovenie procesu spracúvania prijatých faktúr pristálo na stôl produktovému tímu, ktorý sa zaoberá vývojom systému, koncom roka 2019. Cieľom projektu bola modernizácia procesu spracúvania nákupných faktúr, ako aj zvýšenie transparentnosti a úrovne automatizácie.

"Procesom spracúvania nákupných faktúr prejde ročne takmer pol milióna faktúr, čo je značné číslo. Faktúry samotné, ako i informácie v nich, sa častokrát opakujú. Takže už keď sme začínali, vedeli sme, že s inteligentnými riešeniami môžeme veci skutočne výrazne zjednodušiť“, hovorí Kuha.

Stupeň automatizácie v procese spracúvania nákupných faktúr sa blíži k nule – ako je to možné?

V oblasti správy nehnuteľností je typické, že nákupné faktúry sa z mesiaca na mesiac do veľkej miery opakujú. Faktúry prichádzajú od tých istých dodávateľov a sumy zvyčajne zostávajú rovnaké počas celého zmluvného obdobia. Zvyčajne ide o typy faktúr, ktoré by sa dali ľahko automatizovať.

Napriek tomu sa miera automatizácie blížila k nule. Ako je to možné?

„Vo väčšine systémov pre správu nákupných faktúr, ktoré sú dostupné na trhu, sa automatizácia vykonáva pomocou automatizácie založenej na pravidlách“, vysvetľuje Kuha.

Automatizácia založená na pravidlách vyžaduje, ako už názov napovedá, aby do systému človek manuálne zadával rôzne pravidlá, na základe ktorých sa faktúry napríklad automaticky zaúčtujú.

„Ak si predstavíme účtovníčku, ktorá spravuje povedzme desať bytových spoločenstiev, z ktorých každé dostane faktúry od desiatich rôznych dodávateľov mesačne, je ľahké spočítať, aké pracné je ich spracovanie.“

V príklade, ktorý uviedol Kuha, by mohlo existovať sto pravidiel, ktoré je potrebné vytvoriť a udržiavať, čo si vyžaduje nie len množstvo času, no je to tiež dosť únavné. Na začiatku projektu sa ukázalo, že automatizácia založená na pravidlách, ktorá bola k dispozícii už dlhú dobu, sa v skutočnosti v Kiinteistötahkola nepoužívala, a to práve kvôli týmto skúsenostiam.

"Nehovorím, že riešenia založené na pravidlách sú zbytočné. Práve naopak, stále sa dobre hodia pre určité prípady a prostredia. Za zmienku tiež stojí, že používanie automatizácie založenej na pravidlách a zároveň používanie riešenia umelej inteligencie sa navzájom nevylučujú. Je veľmi dôležité si to uvedomiť a zároveň sa naučiť, ako je možné tieto riešenia efektívne skombinovať", objasňuje Kuha.

Riešenie umelej inteligencie Snowfox.AI „padne ako uliate“

Olli hovorí, že Snowfox.AI sa objavil už vo fáze plánovania obnovy procesu spracúvania došlých faktúr v systéme Premis.

"Po prečítaní si informácií o riešení Snowfox som dospel k záveru, že tento druh služby umelej inteligencie, založenej na algoritmoch, by dokonale vyhovoval našim potrebám. Predtým na trhu nebol podobný produkt, ale okamžite som pochopil, že tu existuje obrovský potenciál."

Spoločná diskusia sa začala kontrolou rozhrania systému pre správu nákupných faktúr. Ambicióznym cieľom Kiinteistötahkoly bolo vybudovať automatizáciu, kde by vytváranie a udržiavanie pravidiel nezaberalo vôbec čas, a Snowfox.AI sa na to javil ako veľmi sľubný nástroj.

„Dohodli sme sa, že Snowfox.AI vyskúšame hneď, ako dostaneme vlastný vývoj do vhodnej fázy“, hovorí Olli.

Jednoduchá implementácia a investícia s nízkym rizikom

Integrácia umelej inteligencie do softvéru pre správu nákupných faktúr môže znieť ako pracný projekt. Podľa skúseností Kiinteistötahkoly to však tak nie je.

"Snowfox vyvinul svoje riešenie umelej inteligencie naozaj dobre a zákaznícky orientovaným spôsobom. Pri rozhodovaní o kúpe sme si napríklad nemuseli zakladať len na marketingových rečiach, ale Snowfox nám ponúkol bezplatný test s našimi vlastnými dátami", uviedol Olli-Pekka radostne.

Pred rozhodnutím o kúpe prebehlo testovacie obdobie s použitím vlastných údajov Kiinteistötahkola podľa očakávania. Konečným výsledkom bola pomerne vysoká presnosť predpovedí a to i napriek tomu, že boli použité iba dáta za obdobie troch mesiacov. To nám potvrdilo, že naše predchádzajúce predpoklady o vhodnosti a využití dát na automatizáciu založenej na algortitmoch sú pravdivé.

Po testovacom období spoločnosť rýchlo prešla do fázy skutočného spustenia. To si vyslúžilo ďalšiu pochvalu od Kuha za to, ako hladko to prebehlo.

"Implementácia systému pre správu nákupných faktúr, ktorý je súčasťou ich partnerskej siete, prebehla veľmi priamočiaro a vyžadovala si od nás len niekoľko stretnutí a účasť na záverečnom testovaní. Teraz platíme len za správne predpovede, čo znamená, že Snowfox sa neustále snaží vyvíjať riešenie a doručovať tak čoraz lepšie výsledky predikcií."

Úroveň automatizácie stúpala ako raketa

Podarilo sa dosiahnúť pôvodné očakávania na zlepšenie úrovne automatizácie v procese spracúvania nákupných faktúr?

Na túto otázku Olli odpovedal:

"Hneď v prvom mesiaci po implementácii Snowfox.AI sa presnosť predikcií faktúr pokrytých automatizáciou zvýšila na vyše 80 % a momentálne sme už nad 90 %. V tejto fáze automatizácia pokrýva jednoriadkové faktúry. V budúcnosti bude naším cieľom rozšíriť automatizáciu aj na viacriadkové faktúry, vďaka čomu dosiahneme ešte vyššiu úroveň celkovej automatizácie.“

Účtovníci, ktorí sa podieľali na vývoji, boli s pomocou od Snowfox veľmi spokojní – dalo by sa povedať, že hlad po automatizácii neustále rastie.

"Videli sme, že riešenie funguje excelentne, preto chceme napredovať ešte rýchlejšie. Presné čísla o úspore času ešte nemáme vyčíslené, ale dá sa povedať, že veľké množstvo času sa viditeľne ušetrí už teraz, a so zavedením predikcií viacriadkových faktúr to bude ešte viac.“

Olli Kuha vyzýva všetkých operátorov v oblasti správy nehnuteľností, aby smelo zvažovali a testovali automatizačné riešenia, ktoré sú pre toto odvetvie najvhodnejšie.

"Ak je to možné, mali by ste automatizáciu otestovať s vlastnou masou faktúr a dátami. Dovolím si tvrdiť, že dobré riešenie založené na algoritmoch v oblasti správy nehnuteľností môže zvýšiť úroveň automatizácie nad priemer - a priniesť so sebou tak všetky výhody."