Jaké jsou typické překážky v procesu zpracovávání nákupních faktur a jak je odstranit?

Přečtěte si webovou stránku jakéhokoli poskytovatele softwaru nebo služeb pro automatizaci úkolů spojených s účetním oddělením a uvidíte výzvy k transformaci účetního oddělení na strategického partnera v rámci společnosti. To říkáme i my a pevně tomu věříme. Ale to se snáze řekne, než udělá. 

Účetní oddělení je často tím oddělením v rámci společnosti, kde nejsou čas a ani prostředky k tomu, abychom o této transformaci začali byť jen uvažovat. Je to obvykle proto, že současné procesy a způsoby práce na účetním oddělení ovlivňují práci i na jiných odděleních. Dobrou zprávou však je, že můžete zjistit, kde vaše procesy nefungují tak dobře, jak by mohly, a to tím, že identifikujete nejtypičtější příznaky, které vytvářejí překážky v procesu efektivního zpracovávání faktur. 

V tomto článku jsme uvedli čtyři nejtypičtější příznaky v procesu zpracovávání faktur, jak tyto příznaky můžete identifikovat a zároveň, jak je můžete odstranit a tím vylepšit váš aktuální proces. Čtyři příznaky jsou:

• Příznak 1: Administrativní a manuální práce zabere množství času nejen na účetním oddělení, ale také na jiných odděleních v rámci společnosti
• Příznak 2: Proces "Purchase to pay" (tj. proces od nákupu zboží nebo služby až po úhradu dokladu) zabírá velké množství času
• Příznak 3: Kvalita účtování je nízká
• Příznak 4: Práce účetního oddělení se vnímá a měří jako administrativní náklad

Příznak 1: Administrativní a manuální práce zabere množství času nejen na účetním oddělení, ale také na jiných odděleních v rámci společnosti

Většina účetních oddělení má ve svých procesech stále mnoho manuálních činností. Časově nejnáročnější úkoly jsou manuální směřování nákupních faktur kontrolorovi a schvalovateli faktur (případně přiřazení kompletního schvalovacího okruhu), jakož i manuální účtování nákupních faktur přiřazováním různých účetních dimenzí (např. účet, kód DPH, středisko, projekt, zakázka, apod.). 

Každý krok tohoto procesu se provádí ručně, což znamená, že zpracování každé nákupní faktury trvá několik minut. Pokud vaše společnost dostává desetitisíce nebo statisíce faktur ročně, takové manuální zpracování faktur vám zabere obrovské množství času.

Jak se to projevuje na jiných odděleních v rámci společnosti? 

• Pracovníci na jiných odděleních v rámci společnosti mají méně času na svou hlavní pracovní náplň. Práce, kterou musí vynaložit při vyřizování faktur je vždy časem, který by tak mohl být stráven aktivitami pro rozvoj toho daného oddělení. 
• Manuální činnosti vyčerpávají lidi. Existuje názor, že manuální zpracování faktur není hodnotná práce. Lidé mají pocit, že vyřizování faktur je nutné zlo, které je třeba udělat a zároveň, že je tato aktivita nevede k dosažení jejich cílů. 
• Manuální zpracování faktur má za následek neustálou zpětnou komunikaci mezi jinými odděleními a účetním oddělením, protože pracovníci z jiných oddělení nemusí mít dostatek informací o správném zaúčtování faktur. Často tak musí postupovat při účtování faktur bez řádného začlenění a zaškolení, což znamená, že nemají dostatek informací o tom, jak postupovat při účtování jednotlivých faktur (při výběru jednotlivých středisek, projektů, zakázek, případně jakékoli jiné účetní dimenze).

Jak se tento příznak projevuje na účetním oddělení?

• Na účetním oddělení je mnoho repetitivní práce. Směrování faktur je něco jako telefonní ústředna – faktury jsou většinou pouze směrovány těm správným lidem na jejich schválení. 
• Existuje dokonce velké množství manuální práce ještě předtím, než se faktury dostanou do systému pro správu faktur. formální kontrola faktur, přidávání nových dodavatelů atd. 
• Rozmazlování kolegů. Když pracovníci z jiných oddělení v rámci společnosti zaúčtují faktury nesprávně, ptají se účetních, co potřebují vědět, a jak a kdy to mají udělat - na tyto otázky odpovídají účetní opakovaně. V rámci společnosti tak existuje velké množství opakující se komunikace nejen ohledně toho, jak správné faktury účtovat, ale také ohledně nezbytnosti oprav nesprávně zaúčtovaných faktur.
• Na přelomu jednotlivých měsíců jsou vedoucí účetních oddělení zaneprázdněni nejvíce, protože usilují o správné vedení účetnictví. Kromě své běžné práce tak na konci měsíce musí obvykle obtěžovat pracovníky z jiných oddělení kvůli fakturám, které ještě nezkontrolovali a nezaúčtovali.

Důvody příznaku a jeho řešení 

Za situací, kterou jsme právě popsali, jsou minimálně dva jasné důvody: nedostatek automatizace a požadavky na 100% přesnost. 

Začněme automatizací.

Důvod 1: Žádná nebo jen minimální automatizace

Pokud nemáte žádnou automatizaci nebo jste odkázáni na minimální automatizaci pomocí pravidel, obecně to vede k tomu, že celý proces trvá příliš dlouho. Musíte tak vytvořit a udržovat obrovské množství automatických pravidel, neboť každá faktura se řídí specifickým pravidlem. Čím jsou faktury složitější, tím více kroků proces zahrnuje. 

Řešení: implementujte technologii, která vám pomůže automatizovat váš proces.

• Pokud ještě nemáte žádnou technologii pro automatizaci, je čas ji implementovat. Můžete začít s automatizací založenou na pravidlech a získat tak "nízce visící ovoce". 
• Pokud již používáte automatizaci založenou na pravidlech, můžete do svého stávajícího systému pro správu nákupních faktur přidat umělou inteligenci (dále také jako "AI" z angl. "Artificial Intelligence") jako partnera, abyste tak zvýšili úroveň automatizace ve vašem systému. Automatizace založená na pravidlech a AI dokážou výborně spolupracovat.

Důvod 2: Legislativní požadavky vyžadují od účetních oddělení maximální kvalitu informací

Finanční manažeři mají tendenci posuzovat přesnost účetnictví z hlediska právních požadavků. Pro ně stačí pouze 100% přesnost. Absolutní přesnost převažuje nad tím, co je adekvátní a praktické.

Řešení: duševní přijetí. Změna pohledu z akceptování absolutní přesnosti na milosrdnější postoj k tomu, co je dostatečně přesné.

• Pochopení, že ani lidé a ani technologie nejsou dokonalé. Oba dělají chyby. Důležitější je akceptovat to, že chyby se stávají a začít přemýšlet o tom, jak tyto chyby napravit. 
• Obvykle to znamená akceptovat snížení přesnosti informací. Definujte ve své společnosti a na účetním oddělení to, jaká je přijatelná úroveň přesnosti. 
• Pochopení, že dosažení 100% přesnosti vás obvykle stojí velmi mnoho času. Opravdu záleží na tom, zda je přesnost informací 98 % nebo 99 % namísto 100 %?

Příznak 2: Účtování a směrování nákupních faktur trvá příliš dlouho 

Manuální práce prodlužuje čas strávený na směřování (přiřazení schvalovacího okruhu, případně přiřazení jednotlivých schvalovatelů/kontrolorů) a účtování nákupních faktur. Obvykle proces probíhá takto: nákupní faktury jsou předem zpracovány na účetních odděleních, odkud jsou směrovány na kontrolu k pracovníkům z jiných oddělení v rámci společnosti. Pracovník fakturu zkontroluje, zaúčtuje (přiřadí např. středisko, projekt či zakázku apod.) a fakturu schválí. Následně se faktura vrátí na účetní oddělení za účelem finálního zaúčtování (přiřazení účtu, kódu DPH apod.) a uhrazení faktury. 

Kromě toho jsou kontrolory a schvalovateli faktur na jiných odděleních v rámci společnosti obvykle manažeři nebo ředitelé. Jinými slovy: jsou to jedni z nejvytíženějších lidí ve společnosti. Často mají tendenci přesouvat vyřizování faktur na později, když si na to najdou čas. 

Jak se to projevuje na jiných odděleních v rámci společnosti? 

• Jelikož vyřizování faktur obvykle není příjemná záležitost, lidé je snadno odkládají a faktury se pak hromadí.
• Přesun vyřizování faktur má za následek – opět – zvýšenou komunikaci mezi jinými odděleními a účetním oddělením, a to zejména ke konci měsíce. Důvod je jednoduchý: faktury se hromadí a pracovníci z jiných oddělení ne vždy vědí, jak zaúčtovat faktury, které čekají na jejich kontrolu. 

Jak se to projevuje na účetním oddělení? 

• Stres a spěch na konci měsíce pociťuje i účetní oddělení. Nejen, že mají svou vlastní práci, která je dostatečně vytěžuje, ale snaží se také přimět kolegy z jiných oddělení, aby vykonali svou část vyřizování faktur a stihlo se tak vše včas. 
• Zvyšuje se stres a panika z práce, která nebyla provedena včas.
• Pokud přijaté faktury nejsou zpracovány včas, vyřizování upomínek zdvojnásobí pracovní zatížení. Navíc opožděné úhrady faktur také zvyšují náklady.

Důvody příznaku a jeho řešení 

Hlavní důvod tohoto problému je dvojí, ale důvody jsou v podstatě dvě různé strany téhož problému. 

Důvod 1: Finanční manažeři jsou přepracováni

V oblasti financí toto asi nikoho nepřekvapí. Finanční manažeři toho mají prostě na ramenou hodně. 

Řešení: centralizujte nebo outsourcujte proces zpracovávání faktur.

• Nejnepopulárnějším, ale zároveň efektivním řešením, je centralizace zpracovávání došlých faktur výlučné na účetní oddělení. Ostatní pracovníci schvalují pouze předem zkontrolované faktury. 
• Některé společnosti nasazují dočasné zaměstnance na vyřizování faktur na konci měsíce. Toto však není udržitelné řešení, protože je to nezbytné zajistit každý měsíc. 
• Outsourcovat tento proces externímu partnerovi.  

Důvod 2: Čas strávený opravováním a usměrňováním ostatních kolegů při vyřizování faktur

Čím více času musí účetní trávit usměrňováním a řazením ostatním kolegům z jiných oddělení v rámci společnosti při vyřizování faktur, tím více to zatěžuje zpracování faktur na účetním oddělení, čímž se zvyšuje riziko s jejich přepracováním. 

Řešení: vzdělávat a automatizovat.

• Pracovníci z jiných oddělení v rámci společnosti musí být začleněni a lépe vyškoleni při zpracování faktur. Ano, i to vyžaduje čas, ale zaměření se na to snižuje chyby a zvyšuje kvalitu účtování. 
• Automatizujte upozornění pro ostatní pracovníky, aby účtovali své faktury včas. Toto potenciálně snižuje čas strávený vzájemnou komunikací mezi ostatními pracovníky a účetním oddělením. 

Příznak 3: Kvalita účtování je nízká

Při práci se společnostmi jsme si všimli, že pracovníci z jiných oddělení v rámci společnosti často nemají jasnou představu o logice účtování faktur. 

Jak se to projevuje na jiných odděleních v rámci společnosti? 

• Frustrace v celém procesu vyřizování faktur. Nechuť k práci a otázky, proč musí být zapojeni do procesu zpracování faktur.
• Obecně se pracovníci na jiných odděleních domnívají, že vyřizování nákupních faktur není jejich úkolem. Celý proces vyvolává otázku: proč to musí dělat? Obvykle je odpověď taková, že je to v zájmu správného reportování. Přesto však mají pocit, že toto by nemělo být jejich úkolem. 
• Pokud pracovníci na jiných odděleních pociťují tlak na to, aby konečně vybavili faktury, způsobuje to velký stres. 
• Faktury jsou nesprávně zaúčtovány.

Jak se to projevuje na účetním oddělení? 

• Na nápravu chyb se vynakládá poměrně velké množství dodatečného času.
• Finační manažeři tak nemohou efektivně využít čas ke splnění svých úkolů a rozvoji své práce.

Důvody příznaku a jeho řešení 

Mnohé z těchto důvodů jsme již popsali v tomto blogu. Jsou to zejména dva důvody. 

Důvod 1: Nedostatečné pochopení ze strany pracovníků jiných oddělení, než účtovat faktury

Řešení: začlenění a školení těchto pracovníků.

• Když jsou do společnosti přijati noví lidé, začleňte je do procesu zpracování faktur. 
• Organizujte pravidelná školení pro pracovníky z jiných oddělení na základě jejich otázek a potřeb. 

Důvod 2: Žádná nebo jen minimální automatizace

Tento důvod jsme již jednou uvedli v tomto článku, ale dokonale se to týká i této situace. Pokud se na účtování faktur podílejí lidé, budou se vyskytovat chyby. Ani technologie nejsou dokonalé, ale jejich přesnost může být velmi vysoká. 

Řešení: zvyšte úroveň automatizace investováním do technologie.

• S automatizací založenou na pravidlech mohou společnosti obecně dosáhnout úrovně automatizace 10 – 25 %. Jen v ojedinělých případech jsme viděli, že se podařilo dosáhnout úrovně automatizace přibližně 50 %. Pokud začínáte od nuly, dosáhnout úrovně automatizace 25% je skvělý první krok.
• Pokud již máte nějakou automatizaci zavedenou, můžete ji zvýšit implementováním umělé inteligence do systému pro správu nákupních faktur. S AI a automatizací založenou na pravidlech tak můžete zvýšit úroveň automatizace až na 90%.

Příznak 4: Práce účetního oddělení se vnímá a měří jako administrativní náklad

Toto je nešťastná pravda. Společnosti se snaží udržet náklady administrativní práce na co nejnižší úrovni.

Jak se to projevuje na jiných odděleních v rámci společnosti? 

• Vůči účetnímu oddělení panuje nevole a rozhořčení, protože se zdá, že břemeno administrativní práce se přesunulo na ramena kolegů z jiných oddělení v rámci společnosti.
• Pracovníci z jiných oddělení tráví čas manuálním vyřizováním faktur, ale náklady a čas, který je do toho vložen, se nikde neprojevuje.

Jak se to projevuje na účetním oddělení? 

• Účetní jsou příliš zaneprázdněni při plnění jiných úkolů než těch administrativních.
• Současní zaměstnanci nemusí mít nutně dovednosti potřebné pro rozvoj práce a procesů.

Důvody příznaku a jeho řešení 

Obecně se jedná o problém se zdroji. Účetní oddělení často nedostávají zdroje, které potřebují, aby mohli začít dělat hodnotnější práci, než je jen účtování a směřování faktur. Společnosti se bojí investovat do odborníků, kteří by mohli posunout účetní oddělení na vyšší úroveň. 

Za problémem se zdroji jsou však i jiné důvody. 

Důvod 1: Společnosti nemají čas soustředit se na nic jiného než na každodenní činnosti

Mnohé společnosti stále vedou své účetní oddělení tak, jak jej vedou již desítky let. Účetním tyto činnosti zaberou jejich běžnou pracovní dobu. Nemají tak dostatečný čas na to, aby si představili jinou budoucnost, natož ještě začít dělat jakékoli změny.

Řešení 1: promyslete si roli vašeho účetního oddělení.

• CFO musí převzít odpovědnost za rozvoj svého účetního oddělení. Je nerozumné očekávat, že se pracovníci na účetním oddělení budou měnit sami od sebe. Potřebují vizi a plán od managementu. 

Řešení 2: automatizujte své procesy, abyste tak získali dostatek času na výše uvedené aktivity.

• Toto je v podstatě otázka času. Účetní oddělení a management potřebují více času na to, aby se soustředily na jinou práci, než je jen udržování každodenních procesů. Pokud nemají kapacitu na nic jiného, nic se nezmění. Nejlepším způsobem, jak získat dostatek času, je co nejvíce automatizovat současné procesy.
• Automatizace procesů už nemusí být časově náročným a zdroje vyčerpávajícím projektem. Například takovou automatizaci pomocí umělé inteligence lze snadno implementovat tak, aby spolupracovala se současnými systémy pro správu a automatizaci došlých faktur. 

Jak začít s automatizací?
Zeptali jsme se devíti finančních expertů z různých odvětví o jejich názoru na automatizaci v oblasti zpracování došlých faktur na účetním oddělení. Poskytli nám vynikající rady a postřehy o tom, jak začít a co musí společnosti vzít v úvahu při projektech automatizace. Jejich názory si můžete přečíst v našem blogu.

Chcete-li se dozvědět více o umělé inteligenci Snowfox.AI, stáhněte si naši příručku níže.