Aké sú typické prekážky v procese spracúvania nákupných faktúr a ako ich odstrániť?

Prečítajte si webovú stránku akéhokoľvek poskytovateľa softvéru alebo služieb na automatizáciu úloh spojených s účtovným oddelením a uvidíte výzvy na transformáciu účtovného oddelenia na strategického partnera v rámci spoločnosti. To hovoríme aj my a pevne tomu veríme. Ale to sa ľahšie povie, ako urobí.

Účtovné oddelenie je často tým oddelením v rámci spoločnosti, kde nie sú čas a ani prostriedky na to, aby sme o tejto transformácii začali čo i len uvažovať. Je to zvyčajne preto, že súčasné procesy a spôsoby práce na účtovnom oddelení ovplyvňujú prácu aj na iných oddeleniach. Dobrou správou však je, že môžete zistiť, kde vaše procesy nefungujú tak dobre, ako by mohli a to tým, že identifikujete najtypickejšie príznaky, ktoré vytvárajú prekážky v procese efektívneho spracúvania faktúr.

V tomto článku sme uviedli štyri najtypickejšie príznaky v procese spracúvania faktúr, ako tieto príznaky môžete identifikovať a zároveň, ako ich môžete odstrániť a tým vylepšiť váš aktuálny proces. Štyri príznaky sú:

• Príznak 1: Administratívna a manuálna práca zaberie množstvo času nie len na účtovnom oddelení, ale tiež na iných oddeleniach v rámci spoločnosti
• Príznak 2: Proces "Purchase to pay" (čiže proces od nákupu tovaru alebo služby až po úhradu dokladu) zaberá veľké množstvo času
• Príznak 3: Kvalita účtovania je nízka
• Príznak 4: Práca účtovného oddelenia sa vníma a meria ako administratívny náklad

Príznak 1: Administratívna a manuálna práca zaberie množstvo času nie len na účtovnom oddelení, ale tiež na iných oddeleniach v rámci spoločnosti

Väčšina účtovných oddelení má vo svojich procesoch stále veľa manuálnych činností. Časovo najnáročnejšie úlohy sú manuálne smerovanie nákupných faktúr kontrolórovi a schvaľovateľovi faktúr (prípadne priradenie kompletného schvaľovacieho okruhu), ako aj manuálne účtovanie nákupných faktúr priradzovaním rôznych účtovných dimenzií (napr. účet, kód DPH, stredisko, projekt, zákazka, a pod.).

Každý krok tohto procesu sa robí ručne, čo znamená, že spracovanie každej nákupnej faktúry trvá niekoľko minút. Ak vaša spoločnosť dostáva desaťtisíce alebo státisíce faktúr ročne, takéto manuálne spracúvanie faktúr vám zaberie obrovské množstvo času.

Ako sa to prejavuje na iných oddeleniach v rámci spoločnosti?

• Pracovníci na iných oddeleniach v rámci spoločnosti majú menej času na svoju hlavnú pracovnú náplň. Práca, ktorú musia vynaložiť pri vybavovaní faktúr je vždy časom, ktorý by tak mohol byť strávený aktivitami pre rozvoj toho daného oddelenia.
• Manuálne činnosti vyčerpávajú ľudí. Existuje názor, že manuálne spracúvanie faktúr nie je hodnotná práca. Ľudia majú pocit, že vybavovanie faktúr je nutné zlo, ktoré treba urobiť a zároveň, že ich táto aktivita nevedie k dosiahnutiu ich cieľov.
• Manuálne spracúvanie faktúr má za následok neustálu spätnú komunikáciu medzi inými oddeleniami a účtovným oddelením, pretože pracovníci z iných oddelení nemusia mať dostatok informácií o správnom zaúčtovaní faktúr. Často tak musia postupovať pri účtovaní faktúr bez riadneho začlenenia a zaškolenia, čo znamená, že nemajú dostatok informácií o tom, ako postupovať pri účtovaní jednotlivých faktúr (pri výbere jednotlivých stredísk, projektov, zákaziek, prípadne akejkoľvek inej účtovnej dimenzie).

Ako sa tento príznak prejavuje na účtovnom oddelení?

• Na účtovnom oddelení je veľa repetitívnej práce. Smerovanie faktúr je niečo ako telefónna ústredňa - faktúry sú väčšinou iba smerované tým správnym ľuďom na ich schválenie.
• Existuje dokonca veľké množstvo manuálnej práce ešte predtým, ako sa faktúry dostanú do systému na správu faktúr, napr. formálna kontrola faktúr, pridávanie nových dodávateľov atď.
• Rozmaznávanie kolegov. Keď pracovníci z iných oddelení v rámci spoločnosti zaúčtujú faktúry nesprávne, pýtajú sa účtovníkov, čo potrebujú vedieť, a ako a kedy to majú urobiť - na tieto otázky odpovedajú účtovníci opakovane. V rámci spoločnosti tak existuje veľké množstvo opakujúcej sa komunikácie nie len ohľadom toho, ako správne faktúry účtovať, no tiež ohľadom nevyhnutnosti opráv nesprávne zaúčtovaných faktúr. 
• Na prelome jednotlivých mesiacov sú vedúci účtovných oddelení zaneprázdnení najviac, pretože sa snažia o správne vedenie účtovníctva. Okrem svojej bežnej práce tak na konci mesiaca musia zvyčajne obťažovať pracovníkov z iných oddelení kvôli faktúram, ktoré ešte neskontrolovali a nezaúčtovali.

Dôvody príznaku a jeho riešenia 

Za situáciou, ktorú sme práve opísali, sú minimálne dva jasné dôvody: nedostatok automatizácie a požiadavky na 100% presnosť.

Začnime automatizáciou.

Dôvod 1: Žiadna alebo len minimálna automatizácia

Ak nemáte žiadnu automatizáciu alebo ste odkázaní na minimálnu automatizáciu pomocou pravidiel, vo všeobecnosti to vedie k tomu, že celý proces trvá príliš dlho. Musíte tak vytvoriť a udržiavať obrovské množstvo automatických pravidiel, pretože každá faktúra sa riadi špecifickým pravidlom. Čím sú faktúry zložitejšie, tým viac krokov proces zahŕňa. 

Riešenie: implementujte technológiu, ktorá vám pomôže automatizovať váš proces.

• Ak ešte nemáte žiadnu technológiu na automatizáciu, je čas ju implementovať. Môžete začať s automatizáciou založenou na pravidlách a získať tak "nízko visiace ovocie".
• Ak už používate automatizáciu založenú na pravidlách, môžete do svojho súčasného systému na správu nákupných faktúr pridať umelú inteligenciu (ďalej tiež ako "AI" z angl. "Artificial Intelligence") ako partnera, aby ste tak zvýšili úroveň automatizácie vo vašom systéme. Automatizácia založená na pravidlách a AI dokážu výborne spolupracovať.

Dôvod 2: Legislatívne požiadavky vyžadujú od účtovných oddelení maximálnu kvalitu informácií

Finanční manažéri majú tendenciu posudzovať presnosť účtovníctva z hľadiska právnych požiadaviek. Pre nich stačí iba 100 % presnosť. Absolútna presnosť prevažuje nad tým, čo je adekvátne a praktické.

Riešenie: duševné prijatie. Zmena pohľadu z akceptovania absolútnej presnosti na milosrdnejší postoj k tomu, čo je dostatočne presné.

• Pochopenie, že ani ľudia, ani technológie nie sú dokonalé. Obaja robia chyby. Dôležitejšie je akceptovať to, že chyby sa stávajú a začať premýšľať o tom, ako tieto chyby napraviť.
• Zvyčajne to znamená akceptovať zníženie presnosti informácií. Definujte vo svojej spoločnosti a na účtovnom oddelení to, aká je prijateľná úroveň presnosti.
• Pochopenie, že dosiahnutie 100% presnosti vás zvyčajne stojí veľmi veľa času. Naozaj záleží na tom, či je presnosť informácií 98 % alebo 99 % namiesto 100 %?

Príznak 2: Účtovanie a smerovanie nákupných faktúr trvá príliš dlho

Manuálna práca predlžuje čas strávený na smerovaní (priradenie schvaľovacieho okruhu, prípadne priradenie jednotlivých schvaľovateľov/kontrolórov) a účtovaní nákupných faktúr. Obvykle proces prebieha takto: nákupné faktúry sú vopred spracované na účtovných oddeleniach, odkiaľ sú smerované na kontrolu k pracovníkom z iných oddelení v rámci spoločnosti. Pracovník faktúru skontroluje, zaúčtuje (priradí napr. stredisko, projekt či zákazku a pod.) a faktúru schváli. Následne sa faktúra vráti na účtovné oddelenie za účelom finálneho zaúčtovania (priradenie účtu, kódu DPH a pod.) a uhradenia faktúry.

Okrem toho sú kontrolórmi a schvaľovateľmi faktúr na iných oddeleniach v rámci spoločnosti zvyčajne manažéri alebo riaditelia. Inými slovami: sú to jední z najvyťaženejších ľudí v spoločnosti. Často majú tendenciu presúvať vybavovanie faktúr na neskôr, keď si na to nájdu čas.

Ako sa to prejavuje na iných oddeleniach v rámci spoločnosti?

• Keďže vybavovanie faktúr zvyčajne nie je príjemná záležitosť, ľudia ich ľahko odkladajú a faktúry sa potom hromadia.
• Presun vybavovania faktúr má za následok – opäť – zvýšenú komunikáciu medzi inými oddeleniami a účtovným oddelením, a to najmä ku koncu mesiaca. Dôvod je jednoduchý: faktúry sa hromadia a pracovníci z iných oddelení nie vždy vedia, ako zaúčtovať faktúry, ktoré čakajú na ich kontrolu.

Ako sa to prejavuje na účtovnom oddelení?

• Stres a zhon na konci mesiaca pociťuje aj účtovné oddelenie. Nielen, že majú svoju vlastnú prácu, ktorá ich dostatočne vyťažuje, ale snažia sa tiež prinútiť kolegov z iných oddelení, aby vykonali svoju časť vybavovania faktúr a stihlo sa tak všetko načas.
• Zvyšuje sa stres a panika z práce, ktorá nebola vykonaná načas.
• Ak prijaté faktúry nie sú spracované včas, vybavovanie upomienok zdvojnásobí pracovné zaťaženie. Navyše, oneskorené úhrady faktúr taktiež zvyšujú náklady.

Dôvody príznaku a jeho riešenia

Hlavný dôvod tohto problému je dvojaký, no dôvody sú v podstate dve rôzne strany toho istého problému.

Dôvod 1: Finanční manažéri sú prepracovaní
V oblasti financií toto asi nikoho neprekvapí. Finanční manažéri toho majú jednoducho na pleciach veľmi veľa.

Riešenie: centralizujte alebo outsourcujte proces spracúvania faktúr.

• Najnepopulárnejším, no zároveň efektívnym riešením, je centralizácia spracúvania došlých faktúr výlučné na účtovné oddelenie. Ostatní pracovníci schvaľujú iba vopred skontrolované faktúry.
• Niektoré spoločnosti nasadzujú dočasných zamestnancov na vybavovanie faktúr na konci mesiaca. Toto však nie je udržateľné riešenie, pretože je to nevyhnutné zabezpečiť každý mesiac.
• Outsourcovať tento proces externému partnerovi.  

Dôvod 2: Čas strávený opravovaním a usmerňovaním ostatných kolegov pri vybavovaní faktúr  

Čím viac času musia účtovníci tráviť usmerňovaním a radením ostatným kolegom z iných oddelení v rámci spoločnosti pri vybavovaní faktúr, tým viac to zaťažuje spracúvanie faktúr na účtovnom oddelení, čím sa zvyšuje riziko s ich prepracovaním.

Riešenie: vzdelávať a automatizovať.

• Pracovníci z iných oddelení v rámci spoločnosti musia byť začlenení a lepšie vyškolení pri spracúvaní faktúr. Áno, aj to si vyžaduje čas, no zameranie sa na to znižuje chyby a zvyšuje kvalitu účtovania.
• Automatizujte upozornenia pre ostatných pracovníkov, aby účtovali svoje faktúry včas. Toto potenciálne znižuje čas strávený vzájomnou komunikáciou medzi ostatnými pracovníkmi a účtovným oddelením.

Príznak 3: Kvalita účtovania je nízka

Pri práci so spoločnosťami sme si všimli, že pracovníci z iných oddelení v rámci spoločnosti častokrát nemajú jasnú predstavu o logike účtovania faktúr.

Ako sa to prejavuje na iných oddeleniach v rámci spoločnosti? 

• Frustrácia v celom procese vybavovania faktúr. Nechuť k práci a otázky, prečo musia byť zapojení do procesu spracúvania faktúr.
• Vo všeobecnosti sa pracovníci na iných oddeleniach domnievajú, že vybavovanie nákupných faktúr nie je ich úlohou. Celý proces vyvoláva otázku: prečo to musia robiť? Zvyčajne je odpoveď taká, že je to v záujme správneho reportovania. Napriek tomu však majú pocit, že toto by nemalo byť ich úlohou.
• Ak pracovníci na iných oddeleniach pociťujú tlak na to, aby konečne vybavili faktúry, spôsobuje to veľký stres.
• Faktúry sú nesprávne zaúčtované.

Ako sa to prejavuje na účtovnom oddelení?

• Na nápravu chýb sa vynakladá pomerne veľké množstvo dodatočného času.
• Finační manažéri tak nemôžu efektívne využiť čas na splnenie svojich úloh a rozvoj svojej práce.

Dôvody príznaku a jeho riešenia

Mnohé z týchto dôvodov sme už popísali v tomto blogu. Sú to najmä dva dôvody.

Dôvod 1: Nedostatočné pochopenie zo strany pracovníkov iných oddelení, ako účtovať faktúry

Riešenie: začlenenie a školenie týchto pracovníkov.

• Keď sú do spoločnosti prijatí noví ľudia, začleňte ich do procesu spracúvania faktúr.
• Organizujte pravidelné školenia pre pracovníkov z iných oddelení na základe ich otázok a potrieb. 

Dôvod 2: Žiadna alebo len minimálna automatizácia

Tento dôvod sme už raz uviedli v tomto článku, no dokonale sa to týka aj tejto situácie. Pokiaľ sa na účtovaní faktúr podieľajú ľudia, budú sa vyskytovať chyby. Ani technológie nie sú dokonalé, no ich presnosť môže byť veľmi vysoká.

Riešenie:  zvýšte úroveň automatizácie investovaním do technológie.

• S automatizáciou založenou na pravidlách môžu spoločnosti vo všeobecnosti dosiahnuť úroveň automatizácie 10 – 25 %. Len v ojedinelých prípadoch sme videli, že sa podarilo dosiahnuť úroveň automatizácie približne 50 %. Ak začínate od nuly, dosiahnuť úroveň automatizácie 25 % je skvelý prvý krok.
• Ak už máte nejakú automatizáciu zavedenú, môžete ju zvýšiť implementovaním umelej inteligencie do systému pre správu nákupných faktúr. S AI a automatizáciou založenou na pravidlách tak môžete zvýšiť úroveň automatizácie až na 90 %.

Príznak 4: Práca účtovného oddelenia sa vníma a meria ako administratívny náklad

Toto je nešťastná pravda. Spoločnosti sa snažia udržať náklady administratívnej práce na čo najnižšej úrovni.

Ako sa to prejavuje na iných oddeleniach v rámci spoločnosti? 

• Voči účtovnému oddeleniu panuje nevôľa a rozhorčenie, pretože sa zdá, že bremeno administratívnej práce sa presunulo na plecia kolegov z iných oddelení v rámci spoločnosti.
• Pracovníci z iných oddelení trávia čas manuálnym vybavovaním faktúr, no náklady a čas, ktorý je do toho vložený, sa nikde neprejavuje.

Ako sa to prejavuje na účtovnom oddelení?

• Účtovníci sú príliš zaneprázdnení pri plnení iných úloh ako tých administratívnych.
• Súčasní zamestnanci nemusia mať nevyhnutne zručnosti potrebné na rozvoj práce a procesov.

Dôvody príznaku a jeho riešenia

Vo všeobecnosti sa jedná o problém so zdrojmi. Účtovné oddelenia častokrát nedostávajú zdroje, ktoré potrebujú, aby mohli začať robiť hodnotnejšiu prácu, než je len účtovanie a smerovanie faktúr. Spoločnosti sa boja investovať do odborníkov, ktorí by mohli posunúť účtovné oddelenie na vyššiu úroveň.

Za problémom so zdrojmi sú však aj iné dôvody.

Dôvod 1: Spoločnosti nemajú čas sústrediť sa na nič iné ako na každodenné činnosti

Mnohé spoločnosti stále vedú svoje účtovné oddelenie tak, ako ho vedú už desiatky rokov. Účtovníkom tieto činnosti zaberú ich bežný pracovný čas. Nemajú tak dostatný čas na to, aby si predstavili inú budúcnosť, nieto ešte začať robiť akékoľvek zmeny.

Riešenie 1: premyslite si úlohu vášho účtovného oddelenia.

• CFO musia prevziať zodpovednosť za rozvoj svojho účtovného oddelenia. Je nerozumné očakávať, že sa pracovníci na účtovnom oddelení budú meniť sami od seba. Potrebujú víziu a plán od manažmentu.

Riešenie 2: automatizujte svoje procesy, aby ste tak získali dostatok času na vyššie uvedené aktivity.

• Toto je v podstate otázka času. Účtovné oddelenie a manažment potrebujú viac času na to, aby sa sústredili na inú prácu, ako je len udržiavanie každodenných procesov. Ak nemajú kapacitu na nič iné, nič sa nezmení. Najlepším spôsobom, ako získať dostatok času, je čo najviac automatizovať súčasné procesy.
• Automatizácia procesov už nemusí byť časovo náročným a zdroje vyčerpávajúcim projektom. Napríklad takú automatizáciu pomocou umelej inteligencie je možné jednoducho implementovať tak, aby spolupracovala so súčasnými systémami na správu a automatizáciu došlých faktúr.
  
  

Ako začať s automatizáciou?
Opýtali sme sa deviatich finančných expertov z rôznych odvetví o ich názore na automatizáciu v oblasti spracúvania došlých faktúr na účtovnom oddelení. Poskytli nám vynikajúce rady a postrehy o tom, ako začať a čo musia spoločnosti vziať do úvahy pri projektoch automatizácie. Ich názory si môžete prečítať v našom blogu.

Ak sa chcete dozvedieť viac o umelej inteligencii Snowfox.AI, stiahnite si našu príručku nižšie.