Asiakastarina: PHM Group

Voimakkaasti kasvavissa yrityksissä voi myös ostolaskujen määrä kasvaa vauhdilla. Juuri tämä oli tilanne suomalaisessa kiinteistöpalveluyhtiö PHM Groupissa. Erityisesti yritysostojen myötä laskujen määrä ostoreskontrassa lisääntyi kuukausittain huomattavasti. 

Yrityksessä oltiin pisteessä, jossa resurssit ja käytössä oleva teknologia eivät enää riittäneet käsittelemään sisääntulevia laskuja. Ostoreskontrassa myös tiedettiin, että laskujen määrä tulee lisääntymään tulevina kuukausina, joten tilanteeseen tarvittiin nopeasti ratkaisuja.

Tässä tilanteessa he ottivat käyttöön Snowfox.AI:n tekoälypohjaisen ostolaskuautomaation. Päätöstä ei ole yrityksessä tarvinnut katua. 

“Suurin konkreettinen vaikutus on se, että olemme tuplanneet ostolaskujen määrän sen jälkeen, kun aloitimme käyttämään Snowfoxin tekoälyä, ja pystymme käsittelemään laskut samalla henkilöstöresurssilla”, kertoo Heidi Perälä, PHM Groupin ostoreskontran tiiminvetäjä.

Snowfox työnsi ostolaskurobotin kahvitauolle

Ennen Snowfox-palvelua PHM Group käytti ostolaskujen automaattiseen käsittelyyn robotiikkaa. Ohjelmistorobotti etsi laskun sanomalta sekä PDF-kuvalta tiliöintiin tarvittavia tietoja. 

Laskumäärien vauhdikkaasti kasvaessa robotiikka ei kuitenkaan enää pysynyt automatisoitavien laskujen perässä. Robotin käsittelemissä laskuissa laatu vaihteli ja niissä saattoi olla jopa vääriä tietoja. Tämä lisäsi entisestään käsin korjattavien laskujen määrää. Lisästressiä aiheutti robotin manuaalinen ylläpito ja kuun vaihteessa ajoittain tapahtuva jumiutuminen. 

Snowfoxin käyttöönoton jälkeen robotiikan merkitys ostolaskujen käsittelyssä on vähentynyt merkittävästi.

“Robotti on ollut kahvilla aika paljon sen jälkeen, kun Snowfox tuli mukaan kuvioihin”, naurahtaa PHM Groupin IT-palvelupäällikkö Hannu Kaskilahti. 

Hän jopa arvelee, että tulevaisuudessa robottiikkaa ei enää tarvittaisi ostolaskujen käsittelyssä.

Hyvästi turha manuaalinen työ, tervetuloa kehittäminen ja koulutus

Snowfox on vapauttanut merkittävästi aikaa ostoreskontralta. Ennen Snowfoxia ostoreskontrassa käytettiin huomattavasti enemmän aikaa ostolaskujen käsittelyyn. Nyt asiantuntijat käyttävät vähemmän aikaa laskujen käsittelyyn ja enemmän aikaa muiden tärkeämpien tehtävien tekemiseen kuten prosessien kehittämiseen, asiakaspalveluun ja kouluttamiseen. 

“Laskumäärien kasvusta huolimatta pärjäämme työmäärän kanssa hyvin ja työ on mielekästä. Lisäksi on ihanaa, kun voi sanoa uusille henkilöille, että aina voi ottaa yhteyttä, että meillä on aikaa neuvoa heitä ja olla läsnä”, kertoo ostoreskontran asiantuntija Ida Bäckström.

Ostolaskutekoälyllä on suora vaikutus työn sujuvuuteen ja motivaatioon

Heidi, Hannu ja Ida ovat kaikki yhtä mieltä siitä, että Snowfox on sujuvoittanut työn tekemistä ostoreskontrassa. 

“Snowfox on tarkka ja hyvä, ja sitä tarvitsee korjata todella vähän. Ne muutamat laskut, joita olemme joutuneet korjaamaan, olisivat menneet ihmiseltäkin pieleen, koska lähettäjän antamat tiedot ovat olleet puutteellisia”, Ida sanoo. 

Lisäksi Snowfox.AI on auttanut yhtenäistämään tiliöintikäytäntöä eri yritysten ja yksiköiden välillä ja ostoreskontran asiantuntijoilla on nyt myös paremmin aikaa kouluttaa henkilöstöä, että tiliöintien yhtenäisyys pysyy myös uusien yritysten liittyessä konserniin.

“Nyt kun ostoreskontrassa on aikaa perehdyttää asioita perusteellisesti, vaikutus näkyy tulos- ja tasetietojen oikeellisuudessa, mikä puolestaan vaikuttaa päätöksentekoon”, Hannu kertoo.

Snowfox on myös nostanut asiantuntijoiden työskentelymotivaatiota. 

“Työ on mielekkäämpää, koska ei tarvitse tärvätä työaikaa yksityiskohtien kanssa räpeltämiseen eikä tehdä rutiininomaista kopioi-liitä työtä. Se mikä on poistunut, on työ, joka nostaa katkojen aikana sykettä ja lisää stressiä”, Ida kuvailee Snowfoxin tuomia hyötyjä. 

Ostolaskujen kiertoonlaitto onnistuu päivän sisällä

Numeroiden kanssa työskentely on tarkkaa työtä ja siksi lopulta eniten onkin merkitystä sillä, kuinka hyvin Snowfoxin tekoäly onnistuu laskut käsittelemään. Tässä tekoäly on onnistunut hyvin.

“Suurimmat hyödyt ovat tiliöintien yhtenäistäminen, laskujen sujuva liikkuminen sekä käsittelyn helppous, ja tiliöinnin tarkkuuden parantuminen”, Heidi luettelee Snowfoxin hyötyjä.
Tekoäly on myös nopeuttanut ostolaskujen kiertoonlaittoa. 

“Näppituntumalla voin sanoa, että ostoreskontran puolella kaikki verkkolaskuina sisään tulleet laskut käsitellään saman päivän aikana, myös mahdolliset virheet niissä. Ostolaskut lähtevät tarkastukseen sinä päivänä, kun ne saapuvat meille”, Ida arvioi.

Sujuva käyttöönotto auttoi PHM Groupia ymmärtämään omaa ostolaskudataa

Yhteistyö Snowfoxin kanssa alkoi testijaksolla, jossa PHM Group toimitti kolmen kuukauden ostolaskujen tiliöintitiedot, jonka perusteella Snowfox rakensi ennusteanalyysin, eli arvion siitä, kuinka hyvin tekoäly käsittelisi yrityksen ostolaskut. Tulokset vaikuttivat hyviltä, joten yrityksessä tehtiin päätös ottaa tekoälyautomaatio käyttöön. 

Tämän jälkeen määritettiin ostolaskuprosessi, mitkä tiedot ovat ostoreskontralle kaikkein tärkeimpiä laskudimensioita ja millaisia mahdollisia kipupisteitä prosessissa on. 

Alkumäärittelyjen jälkeen tekoäly laitettiin päälle ja se alkoi käsitellä laskuja. Pian ostoreskontrassa huomattiin, että joitakin asetettuja rajoja piti säätää.

“Olimme aika optimistisia tekoälyn ennusteprosenttien suhteen. Uskoimme, että laskut voi mennä suoraan kentälle aika matalillakin ennustetodennäköisyyksillä. Olemme kuitenkin nostaneet ennusterajoja alun jälkeen melko lailla. Mutta se ei ole haitannut, koska Snowfoxin tekoäly on niin tarkka”, Ida kertoo

Alun alhaiset ennusteprosentit olivat itseasiassa hyödyllisiä, koska se auttoi näkemään miten yrityksessä sisäisesti toimitaan. Se osoitti, että joissakin toimintamalleissa on eroavaisuuksia ja palautteen myötä ostoreskontrassa opittiin paremmin tuntemaan omaa käyttäjäkuntaa. 

Käyttöönoton tärkein oppi Hannulle onkin juuri oman datan ymmärtäminen. Hän kehottaa kaikkia, jotka harkitsevat tekoälyn käyttöönottoa panostamaan oman datan ja prosessien ymmärtämiseen. 

“On todella keskeistä, että ymmärtää omaa dataa ja mihin se vaikuttaa. Meillä oli alussa haasteita, kun huomasimme, että tietyt laskut jäivät menemättä Snowfoxin tietokantaan. Meni hetki, että löysimme syyn: meidän päässä tehdyt tietyt rajaukset. Siten emme saaneet heti alussa parhaita mahdollisia tuloksia. Se oli nimenomaan kiinni oman tiedon ymmärtämisestä”, hän pohtii.

Alun hienosäätämisestä huolimatta Hannu on varsin tyytyväinen käyttöönottovaiheeseen. 

“Kaiken kaikkiaan käyttöönotto meni sujuvasti. Ei ollut mitään suurta teknistä häikkää ja aikataulut pitivät”, hän summaa käyttöönottoprosessin.

Talouden ja IT:n yhteistyö tärkeää

Heidi, Hannu ja Ida pitävät hyvänä sitä, että talous- ja IT-yksikkö toimivat Snowfoxin käyttöönotossa yhdessä. 

“Tämä ei missään nimessä ollut IT-hanke vaan ostoreskontran toiminnan kehittämistä. IT toki auttaa, mutta IT vetovastuussa ei välttämättä aina tue parhaalla mahdollisella tavalla prosessin edistymistä. Oli todella hyvä, että tämä oli yhteishanke”, Hannu painottaa. 

Panostus tekoälypohjaiseen ostolaskuautomaatioon kannatti

Yhteistyö Snowfoxin kanssa on jatkunut kaikinpuolin sujuvasti. Heidi kiittelee Snowfoxia erityisesti nopeasta reagoinnista esiinnousseisiin haasteisiin tai tarvittaviin muutoksiin.

“Jos eteen on tullut jokin ongelma tai meidän on tarvinnut tehdä muutoksia vaikka ennustuksiin, ne on hoitunut todella nopeasti. Ollaan saatu nopeita ratkaisuja Snowfoxilta.” 

Myös Ida on tyytyväinen Snowfoxin kyvykkyyksiin. 

“Me luotamme siihen, että jos tekoäly on jostain melko varma niin kokeilemme ja katsomme miten se menee. Yleensä se on oikeassa. Jos me emme ole varmoja niin Snowfox on.”

Heidi ei epäröi suositella Snowfoxin tekoälyn käyttöä myös muille yrityksille.

“Suosittelisin Snowfoxin käyttöä myös muille. Ja olen suositellutkin!”