Příběh zákazníka: PHM Group

V rychle rostoucích společnostech může rychle narůstat i počet nákupních faktur. Přesně taková byla situace ve finské realitní společnosti PHM Group. Zejména při akvizicích společností počet faktur na účetním oddělení každý měsíc výrazně rostl.

Společnost byla v bodě, kdy používané zdroje a technologie již nestačily na zpracování došlých faktur. Účetní oddělení také vědělo, že počet faktur bude v příštích měsících narůstat, proto bylo třeba urychleně řešit vzniklou situaci.

Toto byl moment, kdy se společnost PHM Group rozhodla implementovat automatizaci zpracování nákupních faktur založenou na umělé inteligenci Snowfox.AI. Společnost toto rozhodnutí nemusela litovat.

„Největší hmatatelný vliv je, že odkdy jsme začali používat Snowfox.AI, zdvojnásobil se počet nákupních faktur a přesto dokážeme zpracovávat všechny faktury se stejným počtem lidí“, říká Heidi Perälä, Accounts Payable Team Leader v PHM Group.

Díky Snowfoxu si mohla dát stávající RPA přestávku na kávu

Před zavedením řešení Snowfox.AI využívala PHM Group řešení na bázi RPA („Robotic Process Automation“ – robot, který dokáže na základě manuálně vytvořených pravidel účtovat nákupní faktury). Tento softwarový robot vyhledával v datech faktury a obrázku PDF informace potřebné pro spuštění automatizace založené na pravidlech.

Jelikož počet faktur rychle rostl, robotika už nestíhala držet krok s fakturami, které byly zpracovány automaticky. Faktury zpracované robotem se lišily v kvalitě a mohly dokonce obsahovat nesprávné informace. To ještě zvýšilo počet faktur, které bylo nutno ručně opravit. Navíc, nezbytná manuální údržba robota a občasné mrznutí mezi jednotlivými měsíci způsobovaly nemalou dávku stresu.

Po zavedení Snowfox.AI výrazně klesl význam využití softwarového robota při zpracovávání nákupních faktur.

„Odkdy Snowfox.AI začal pracovat, robot si dělal spoustu přestávek na kávu“, směje se Hannu Kaskilahti, IT Service Manager.

Dokonce si myslí, že robotika by v budoucnu nemusela být potřebná při zpracovávání nákupních faktur.

Sbohem zbytečná manuální práce, vítejte rozvoj procesů a organizování školení

Snowfox výrazně ušetřil čas kolegům na účetním oddělení. Předtím, než společnost PHM Group používala Snowfox.AI, se věnovali odborníci podstatně více času zpracovávání nákupních faktur. Nyní tráví méně času zpracováním faktur a věnují více svého času důležitějším úkolům, jako je například rozvoj procesů, zákaznický servis a školení.

„Navzdory nárůstu počtu faktur zvládáme zátěž dobře a práce má smysl. Kromě toho je úžasné, když můžete novým lidem říci, že se mohou s námi kdykoli spojit, že máme čas jim poradit a být přítomni“, říká Ida Bäckström, Accounts Payable Expert.

Zpracovávání nákupních faktur pomocí AI má přímý vliv na tok práce a motivaci

Heidi, Hannu a Ida se shodují, že Snowfox zjednodušil práci na účetním oddělení a práce je tak mnohem plynulejší.

„Snowfox.AI je přesná, dobrá a potřebuje jen velmi málo oprav. Těch pár faktur, které jsme museli opravit, by bylo nesprávných, i kdyby je účtoval člověk, protože informace poskytnuté dodavatelem jsou neúplné“, vysvětluje Ida.

Snowfox.AI navíc pomohla sjednotit účtování mezi různými společnostmi a odděleními. Experti z účetního oddělení tak mají nyní více času na školení personálu, aby jednotnost účetnictví zůstala zachována i tehdy, když do skupiny vstoupí nové společnosti.

„Nyní, když mají AP experti více času na to, aby o věcech důkladně a stručně informovali, okamžitý efekt lze vidět také ve správnosti informací o ziscích a ztrátách, což následně ovlivňuje rozhodování“, vysvětluje Hannu.

Snowfox zvýšil také motivaci odborníků.

„Práce je smysluplnější, protože nemusíte ztrácet svůj čas hrabáním se v detailech a rutinní prací typu „copy-paste“. Co díky Snowfox.AI také zcela vymizelo, je druh práce, který zbytečně zvyšuje tep a stres“, popisuje Ida výhody Snowfox. 

Zaúčtování nákupních faktur je možné do jednoho dne

Při práci s čísly je důležitá preciznost, proto je v konečném důsledku nejdůležitější to, jak dobře si s tím Snowfox.AI poradí. V tomto se umělé inteligenci daří velmi dobře.

„Největšími výhodami je sjednocení účetnictví, plynulý tok faktur, jednoduchost zpracování faktur a zlepšení přesnosti účtování“, jmenuje Heidi výhody Snowfox.AI.

Umělá inteligence výrazně zrychlila i účtování nákupních faktur.

„Mám pocit, že všechny faktury, které přijdou jako e-faktury, jsou zpracovány stejný den. A to včetně těch, které obsahují případné chyby. Nákupní faktury jsou tedy zaúčtovány stejný den, kdy k nám přijdou“, odhaduje Ida.

Hladká implementace pomohla PHM Group porozumět vlastním datům o nákupních fakturách

Spolupráce se Snowfox začala testovacím obdobím, kdy PHM Group poskytla tři měsíce účetních údajů o nákupních fakturách, na jejichž základě Snowfox sestavil prognózu, tedy odhad, jak dobře by umělá inteligence předpovídala nákupní faktury v ostrém provozu. Jelikož výsledky byly velmi dobré, společnost se následně rozhodla zavést automatizaci na bázi AI. Potom se určil proces zpracovávání nákupních faktur, určily se nejdůležitější útovní dimenze faktur, které bude Snowfox.AI předpovědět a analyzovaly se potenciálně problematické body v procesu.

Po prvotních definicích a nastavení toku přijatých faktur, mohla být umělá inteligence spuštěna a začala tak zpracovávat nákupní faktury. Brzy se však zjistilo, že některé ze stanovených limitů musí být upraveny.

„Byli jsme docela optimističtí, pokud jde o procenta předpovědí, které nám AI poskytovala. Věřili jsme, že předpovědi se mohou zapsat přímo v systému k jednotlivým fakturám, a to is poměrně nízkou pravděpodobností toho, jak si je AI jistá svými předpověďmi. Limity predikcí jsme však od začátku nastavili dost vysoko. To však nebyl problém, jelikož Snowfox.AI je velmi přesná“, říká Ida.

Nízká procenta predikcí na začátku byla pro nás velmi užitečná, protože nám pomohla vidět, jak společnost interně funguje. Ukázalo se, že v některých procesech existují rozdíly a díky zpětné vazbě se účetní oddělení naučilo lépe znát procesy společnosti a potřeby svých kolegů.

Pro Hannu bylo nejdůležitější lekcí během implementace přesné pochopení vlastních dat. Vyzývá všechny, kdo uvažují o implementaci umělé inteligence, aby si dali námahu s pochopením vlastních dat a procesů.

„Je skutečně důležité porozumět svým vlastním datům a tomu, co všechno ovlivňují. Na začátku jsme měli problémy, protože jsme si všimli, že některé faktury nebyly zadány do databáze Snowfox. Chvíli nám trvalo, než jsme našli příčinu, jejímž hlavním problémem byla určitá omezení, která jsme učinili. Proto jsme hned od začátku nedosáhli nejlepších možných výsledků. Šlo konkrétně o pochopení vlastního poznání“, vysvětluje.

Navzdory počátečnímu dolaďování je Hannu s realizační fází spokojen.

„Celkové nasazení proběhlo hladce. Nevyskytly se žádné velké technické problémy a samotná implementace proběhla podle plánu“, shrnuje proces implementace Snowfox.AI. 

Důležitá je spolupráce mezi finančním oddělením a informačními technologiemi

Heidi, Hannu a Ida se shodli také na tom, že se jim všem líbí, že finanční a IT oddělení spolupracovala při implementaci Snowfox.AI.

„V žádném případě nešlo o rozsáhlý IT projekt, ale o vývoj funkce. Informační a komunikační technologie určitě v tomto procesu pomáhají, ale IT, jako vedoucí osoba, nemusí vždy podporovat postup procesu nejlepším možným způsobem. Bylo opravdu dobré, že to byl společný projekt“, zdůrazňuje Hannu.

Investice do automatizace účtování nákupních faktur na bázi umělé inteligence se vyplatila

Spolupráce se Snowfoxem pokračovala po všech stránkách bez problémů. Heidi chválí Snowfox zejména za rychlou reakci na vznikající výzvy nebo potřebné změny.

„Pokud se vyskytl problém nebo jsme museli například provést změny v predikcích, reagovali promptně. Od Snowfox jsme dostali rychlá řešení.“

Ida je spokojena i se schopnostmi Snowfox.AI.

„Důvěřujeme AI, že pokud si je něčím jistá, vyzkoušíme to a uvidíme, jak to půjde. AI má obvykle pravdu. Pokud si nejsme jisti my, tak Snowfox.AI ano.“

Heidi neváhá doporučit využití umělé inteligence Snowfox.AI i jiným společnostem.

"Doporučila bych používat Snowfox.AI i ostatním. A já to doporučila!"