Príbeh zákazníka: PHM Group

V rýchlo rastúcich spoločnostiach môže rýchlo narástať aj počet nákupných faktúr. Presne taká bola situácia vo fínskej realitnej spoločnosti PHM Group. Najmä pri akvizíciách spoločností počet faktúr na účtovnom oddelení každý mesiac výrazne rástol.

Spoločnosť bola v bode, keď používané zdroje a technológie už nestačili na spracúvanie došlých faktúr. Účtovné oddelenie tiež vedelo, že počet faktúr bude v najbližších mesiacoch narastať, preto bolo potrebné urýchlene riešiť vzniknutú situáciu.

Toto bol moment, kedy sa spoločnosť PHM Group rozhodla implementovať automatizáciu spracúvania nákupných faktúr založenú na umelej inteligencii Snowfox.AI. Spoločnosť toto rozhodnutie nemusela ľutovať.

„Najväčší hmatateľný vplyv je, že odkedy sme začali používať Snowfox.AI, zdvojnásobil sa počet nákupných faktúr a napriek tomu dokážeme spracúvať všetky faktúry s rovnakým počtom ľudí“, hovorí Heidi Perälä, Accounts Payable Team Leader v PHM Group.

Vďaka Snowfox si mohla dať existujúca RPA prestávku na kávu

Pred zavedením riešenia Snowfox.AI využívala PHM Group riešenie na báze RPA ("Robotic Process Automation" - robot, ktorý dokáže na základe manuálne vytvorených pravidiel účtovať nákupné faktúry). Tento softvérový robot vyhľadával v dátach faktúry a obrázku PDF informácie potrebné pre sputenie automatizácie založenej na pravidlách.

Keďže počet faktúr rýchlo rástol, robotika už nestíhala držať krok s faktúrami, ktoré boli spracované automaticky. Faktúry spracované robotom sa líšili v kvalite a mohli dokonca obsahovať nesprávne informácie. To ešte zvýšilo počet faktúr, ktoré bolo nutné manuálne opraviť. Navyše, nevyhnutná manuálne údržba robota a občasné mrznutie medzi jednotlivými mesiacmi spôsobovali nemalú dávku stresu. 

Po zavedení Snowfox.AI výrazne klesol význam využitia softvérového robota pri spracúvaní nákupných faktúr.

„Odkedy Snowfox.AI začal pracovať, robot si robil veľa prestávok na kávu“, smeje sa Hannu Kaskilahti, IT Service Manager.

Dokonca si myslí, že robotika by v budúcnosti nemusela byť potrebná pri spracúvaní nákupných faktúr.

Zbohom zbytočná manuálna práca, vítajte rozvoj procesov a organizovanie školení

Snowfox výrazne ušetril čas kolegom na účtovnom oddelení. Predtým, ako spoločnosť PHM Group používala Snowfox.AI, sa venovali odborníci podstatne viac času spracúvaniu nákupných faktúr. Teraz trávia menej času spracúvaním faktúr a venujú viac svojho času dôležitejším úlohám, ako je napríklad rozvoj procesov, zákaznícky servis a školenia.

“Napriek nárastu počtu faktúr zvládame záťaž dobre a práca má zmysel. Okrem toho je úžasné, keď môžete novým ľuďom povedať, že sa môžu s nami kedykoľvek spojiť, že máme čas im poradiť a byť prítomní“, hovorí Ida Bäckström, Accounts Payable Expert.

Spracúvanie nákupných faktúr pomocou AI má priamy vplyv na tok práce a motiváciu

Heidi, Hannu a Ida sa zhodujú, že Snowfox zjednodušil prácu na účtovnom oddelení a práca je tak omnoho plynulejšia.

„Snowfox.AI je presná, dobrá a potrebuje len veľmi málo opráv. Tých pár faktúr, ktoré sme museli opraviť, by bolo nesprávnych, aj keby ich účtoval človek, pretože informácie poskytnuté dodávateľom sú neúplné“, vysvetľuje Ida.

Snowfox.AI navyše pomohla zjednotiť účtovanie medzi rôznymi spoločnosťami a oddeleniami. Experti z účtovného oddelenia tak majú teraz viac času na školenie personálu, aby jednotnosť účtovníctva zostala zachovaná aj vtedy, keď do skupiny vstúpia nové spoločnosti.

„Teraz, keď majú AP experti viac času na to, aby o veciach dôkladne a stručne informovali, okamžitý efekt je možné vidieť tiež v správnosti informácií o ziskoch a stratách, čo následne ovplyvňuje rozhodovanie“, vysvetľuje Hannu.

Snowfox zvýšil tiež motiváciu odborníkov.

„Práca je zmysluplnejšia, pretože nemusíte strácať svoj čas hrabaním sa v detailoch a rutinnou prácou typu "copy-paste". Čo vďaka Snowfox.AI tiež úplne vymizlo, je druh práce, ktorý zbytočne zvyšuje tep a stres“, opisuje Ida výhody Snowfox.

Zaúčtovanie nákupných faktúr je možné do jedného dňa

Pri práci s číslami je dôležitá precíznosť, preto je v konečnom dôsledku najdôležitejšie to, ako dobre si s tým Snowfox.AI poradí. V tomto sa umelej inteligencii darí veľmi dobre.

„Najväčšími výhodami je zjednotenie účtovníctva, plynulý tok faktúr, jednoduchosť spracovania faktúr a zlepšenie presnosti účtovania“, vymenúva Heidi výhody Snowfox.AI.

Umelá inteligencia výrazne zrýchlila aj účtovanie nákupných faktúr.

„Mám pocit, že všetky faktúry, ktoré prídu ako e-faktúry, sú spracované v ten istý deň. A to vrátane tých, ktoré obsahujú prípadné chyby. Nákupné faktúry sú teda zaúčtované v ten istý deň, keď k nám prídu“, odhaduje Ida.

Hladká implementácia pomohla PHM Group porozumieť vlastným dátam o nákupných faktúrach

Spolupráca so Snowfox začala testovacím obdobím, kedy PHM Group poskytla tri mesiace účtovných údajov o nákupných faktúrach, na základe ktorých Snowfox zostavil prognózu, teda odhad, ako dobre by umelá inteligencia predpovedala nákupné faktúry v ostrej prevádzke. Keďže výsledky boli veľmi dobré, spoločnosť sa následne rozhodla zaviesť automatizáciu na báze AI. Potom sa určil proces spracúvania nákupných faktúr, určili sa najdôležitejšie útovné dimenzie faktúr, ktoré bude Snowfox.AI predpovedať a analyzovali sa potenciálne problematické body v procese.

Po prvotných definíciách a nastavení toku prijatých faktúr, mohla byť umelá inteligencia spustená a začala tak spracúvať nákupné faktúry. Čoskoro sa však zistilo, že niektoré zo stanovených limitov sa musia upraviť.

„Boli sme celkom optimistickí, pokiaľ ide o percentá predpovedí, ktoré nám AI poskytovala. Verili sme, že predpovede sa môžu zapísať priamo v systéme k jednotlivým faktúram, a to aj s pomerne nízkou pravdepodobnosťou toho, ako si je AI istá svojimi predpoveďami. Limity predikcií sme však od začiatku nastavili dosť vysoko. To však nebol problém, keďže Snowfox.AI je veľmi presná“, hovorí Ida.

Nízke percentá predikcií na začiatku boli pre nás veľmi užitočné, pretože nám pomohli vidieť, ako spoločnosť interne funguje. Ukázalo sa, že v niektorých procesoch existujú rozdiely a vďaka spätnej väzbe sa účtovné oddelenie naučilo lepšie poznať procesy spoločnosti a potreby svojich kolegov.

Pre Hannu bolo najdôležitejšou lekciou počas implementácie presné pochopenie vlastných dát. Vyzýva všetkých, ktorí uvažujú o implementácii umelej inteligencie, aby si dali námahu s pochopením vlastných dát a procesov.

„Je skutočne dôležité porozumieť svojim vlastným dátam a tomu, čo všetko ovplyvňujú. Na začiatku sme mali problémy, keďže sme si všimli, že niektoré faktúry neboli zadané do databázy Snowfox. Chvíľu nám trvalo, kým sme našli príčinu, ktorej hlavným problémom boli určité obmedzenia, ktoré sme urobili. Preto sme hneď od začiatku nedosiahli najlepšie možné výsledky. Išlo konkrétne o pochopenie vlastného poznania“, vysvetľuje.

Napriek počiatočnému dolaďovaniu je Hannu s realizačnou fázou spokojný.

„Celkové nasadenie prebehlo hladko. Nevyskytli sa žiadne veľké technické problémy a samotná implementácia prebehla podľa plánu“, zhŕňa proces implementácie Snowfox.AI.

Dôležitá je spolupráca medzi finančným oddelením a informačnými technológiami

Heidi, Hannu a Ida sa zhodli tiež na tom, že sa im všetkým páči, že finančné a IT oddelenia spolupracovali pri implementácii Snowfox.AI.

„V žiadnom prípade nešlo o rozsiahly IT projekt, ale o vývoj funkcie. Informačno-komunikačné technológie určite v tomto procese pomáhajú, ale IT, ako vedúca osoba, nemusí vždy podporovať postup procesu najlepším možným spôsobom. Bolo naozaj dobré, že to bol spoločný projekt“, zdôrazňuje Hannu.

Investícia do automatizácie účtovania nákupných faktúr na báze umelej inteligencie sa vyplatila

Spolupráca so Snowfox pokračovala po všetkých stránkach bez problémov. Heidi chváli Snowfox najmä za rýchlu reakciu na vznikajúce výzvy alebo potrebné zmeny.

„Ak sa vyskytol problém alebo sme museli napríklad vykonať zmeny v predikciách, reagovali promptne. Od Snowfox sme dostali rýchle riešenia.“

Ida je spokojná aj so schopnosťami Snowfox.AI.

„Dôverujeme AI, že ak si je niečím istá, vyskúšame to a uvidíme, ako to pôjde. AI má zvyčajne pravdu. Ak si nie sme istí my, tak Snowfox.AI áno.“

Heidi neváha odporučiť využitie umelej inteligencie Snowfox.AI aj iným spoločnostiam.

"Odporučila by som používať Snowfox.AI aj ostatným. A ja som to odporučila!"