Asiakastarina: Mehiläinen

Mehiläinen on kehittänyt taloushallintoa vimmatusti viimeisen parin vuoden aikana. Talouden järjestelmiä on uudistettu, ohjelmistorobotiikkaa hyödynnetty entistä enemmän ja integraatiot laitettu kaikki uusiksi.

Tässä modernisoinnin aallossa Mehiläinen päätti ottaa tekoälypohjaisen Snowfox.AI -palvelun käyttöön ensimmäisten joukossa maaliskuussa 2019.

Vuoden käyttökokemuksen jälkeen Mehiläinen-konsernin kehityspäällikkö Roope Rauhalinna toteaa: ”Tunnen ylpeyttä siitä, että olemme olleet kehityksen eturintamassa ja ensimmäisten joukossa hyödyntämässä tekoälyä ostolaskuprosessin automatisoinnissa”.

Sujuvaa yhteistyötä ja kauden sulkemiseen lisää nopeutta

Aiemmin konsernissa oli haasteena saada laskut käsiteltyä ennen erääntymistä. Tästä syystä yksi palvelun käyttöönotolle asetettu tavoite oli nopeuttaa ostolaskujen käsittelyprosessin läpimenoaikaa. Samassa haluttiin vähentää hallinnollista työtä ja käsittelyyn sisältyviä virheiden määrää liiketoiminnan päässä.

Kummassakin tavoitteessa onnistuttiin ja lisänä Snowfox.AI palvelu nopeutti yhtenä tekijänä myös kauden sulkemiseen liittyvää työtä. Kun kierrosta kauden sulkemisen aikana napatut tiliöimättömät ja hyväksymättömät laskut sisälsivätkin tekoälyn muodostamat tiliöintiehdotukset valmiina, keveni kirjanpitäjien työ kummasti. Mehiläinen-konsernille, johon kuuluu yhteensä 80 eri yritystä, kauden sulkemiseen liittyvän työn keventyminen on valtava voitto. ­­­­­­

Tähän ei olisi päästy ilman sujuvaa vuoropuhelua Snowfox.AI:n välillä. Kun kyseessä on täysin uudenlaisen palvelun pilotointi, yhteistyön toimivuuden merkitys korostuu: ”Ollaan tosi tyytyväisiä asiakaspalveluun ja palveluun ylipäätään. Asiat ovat hoituneet kaiken kaikkiaan tosi hyvin Snowfox.AIn ihmisten kanssa”.

Vapautunutta työaikaa ostoreskontraan automaattisen reitityksen avulla

Aiemmin Mehiläisen reskontran tehtävä oli päätellä laskun sisällöstä laskun tarkastaja, kunnes konserni otti Snowfox.AIn automaattisen reitityksen käyttöön syyskuussa 2019. ”Meidän toimittajakenttämme on fragmentoitunut ja laskujen sisältöjen taso vaihtelee. Tämän vuoksi emme aiemmin saaneet automaattista reititystä onnistumaan toivotulla tasolla”, Roope Rauhalinna kuvailee ja jatkaa: ”Nyt Snowfox.AIn avulla 90 % laskuista reitittyy automaattisesti. Tämä ennustetaso on ylittänyt odotuksemme ja laskenut ostoreskontran työmäärää huomattavasti”.

Ostolaskujen käsittely sopii taloushallinnon prosesseista parhaiten tekoälyn ensimmäiseksi automaatiokohteeksi

Mehiläisellä on tunnistettu, että taloushallinnon prosesseista ostolaskujen käsittely sopii erinomaisesti tekoälyn työstettäväksi. Syynä tähän on geneerinen prosessi ja siihen sisältyvä isot datamassat ja toistot, jotka ovat helposti automatisoitavissa: ”Nämä tekijät puoltavat ostolaskujen käsittelyprosessin ottamista tekoälyn ensimmäiseksi automaatiokohteeksi”, Roope toteaa.

Argumentteja löytyy muitakin. Ostolaskujen käsittelyyn käytetään todella paljon manuaalista työaikaa niin ostoreskontrassa kuin liiketoiminnassakin. Ostolaskujen käsittelyprosessi on yleisesti aikaa vievin prosessi koko taloushallinnossa. Tekoälyn avulla voidaan parhaimmillaan säästää jopa useita euroja per ostolasku.

Roope pitää omien sanojensa mukaan hyvänä puolena kumppanuudessa Snowfox.AIn kanssa sitä, ettei työtä tehdä projektina vaan jatkuvasti kehittyvänä palveluna. Jos saman työn tekisi itse olisi olemassa riski, että kehitys pysähtyisi. Tällöin ei pääse osalliseksi sitä kehitystä, johon ostolaskujen käsittelyn tekoälypohjaiseen automatisointiin keskittynyt yritys tekee. ”Näin me voidaan keskittyä täällä taloushallinnon muiden juttujen automatisoimiseen, koska sitä työtä kyllä riittää!”, Roope naurahtaa.