Príbeh zákazníka: Mehiläinen

Mehiläinen v posledných rokoch pracoval na rozvoji svojej finančnej administratívy. Boli obnovené finančné systémy, implementované nové integrácie a dokonca sa začali čoraz viac zaoberať robotikou.

V tejto modernizačnej vlne sa Mehiläinen rozhodol byť v marci 2019 medzi prvými, ktorí implementujú službu Snowfox.AI, založenú na umelej inteligencii. Po roku používania hovorí Development Manager Roope Rauhalinna: „Som hrdý, že sme medzi prvými, ktorí nastúpili do tohto vlaku a použili AI na automatizáciu nášho procesu pri spracúvaní nákupných faktúr.“

Plynulá spolupráca a zrýchlenie účtovnej závierky

Predtým bolo náročné spracúvať všetky faktúry pred dátumom ich splatnosti. Pri implementácii Snowfox.AI bolo jedným z cieľov spoločnosti Mehiläinen urýchliť proces spracúvania nákupných faktúr. Zároveň bolo cieľom zredukovať manuálne administratívne úkony a minimalizovať chyby.

Oba ciele boli dosiahnuté a navyše služba Snowfox.AI urýchlila aj proces spracovania účtovnej závierky. Keď faktúry, ktorým chýbalo účtovanie a schválenie, už obsahovali návrhy účtovania od AI, naozaj to uľahčilo manuálnu prácu účtovníkov.

Korporáciu tvorí viac ako 80 jednotlivých spoločností a uľahčenie a zjednodušenie účtovnej závierky je veľkým úspechom.

Toto by nebolo možné bez bezproblémovej komunikácie so Snowfox.AI. Pri pilotovaní úplne novej služby sa zdôrazňuje najmä dôležitosť komunikácie: „Sme naozaj spokojní so zákazníckou podporou a službami vo všeobecnosti. S ľuďmi zo Snowfox.AI to išlo celkovo veľmi dobre.“ ­­­­­­

Šetrite čas pri spracúvaní nákupných faktúr vďaka možnosti automatického smerovania

Predtým, ako Mehiläinen v septembri 2019 implementoval automatické smerovanie faktúr pomocou Snowfox.AI, bolo cieľom pri spracúvaní nákupných faktúr zistiť kontrolóra a schvaľovateľa faktúry z jej obsahu. „Faktúry dostávame od rôznych fakturantov a jednotlivé faktúry sa veľmi líšia. Z tohto dôvodu sme nemohli spustiť automatické smerovanie na požadovanej úrovni“, vysvetľuje Roope Rauhalinna. „Teraz sa so Snowfox.AI približne 90 % našich faktúr smeruje automaticky. To skutočne prekonalo naše očakávania a výrazne znížilo všetku manuálnu prácu spojenú so spracúvaním nákupných faktúr“, pokračuje.

Spomedzi všetkých procesov vo finančnej administratíve sa ako prvý cieľ automatizácie pomocou AI hodí najlepšie spracúvanie nákupných faktúr

V spoločnosti Mehiläinen sa rýchlo ukázalo, že zo všetkých úloh finančnej administratívy je pre umelú inteligenciu ideálnou úlohou spracúvanie nákupných faktúr. Je to hlavne preto, že proces je všeobecný a zahŕňa veľké množstvo údajov a opakovaní, ktoré možno ľahko automatizovať. „Vďaka týmto vlastnostiam sú tieto úlohy najvhodnejšie na to, aby boli najskôr automatizované“, vysvetľuje Roope Rauhalinna.

Existujú aj iné dôvody. Spracúvanie nákupných faktúr si vyžaduje veľa manuálnej práce a to tak v oblasti ich účtovania a smerovania, ako aj pri ich kontrole. Vo finančnej administratíve je to zvyčajne časovo najnáročnejšia úloha. S AI je pri najlepšom možné ušetriť až niekoľko eur na jednu nákupnú faktúru.

So Snowfox.AI si Roope Rauhalinna cení najmä to, že namiesto toho, aby sa na spoluprácu pozeralo ako na projekt, je to nepretržitá služba. Ak by chceli tento proces zvládnuť sami, hrozilo by, že sa vývoj zastaví.

Spolupráca so Snowfox.AI môže tiež pomôcť sa spoločnosti Mehiläinen rozvíjať ako takej. „Takto sa môžeme sústrediť na automatizáciu iných administratívnych úloh, pretože tie nám tak skoro nedôjdu, a že ich je dosť!“, smeje sa Roope Rauhalinna.