Asiakastarina: Sarastia

Sarastia hyödyntää Snowfox.AI tekoälypalvelua ostolaskujen käsittelyssä

Sarastia on Suomen suurin julkiselle sektorille tukipalveluita tuottava yrityskokonaisuus. Parhaiten se tunnetaan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskustoiminnasta, johon kuuluvat kirjanpidon ja palkanlaskennan palvelut kunnille, kuntayhtymille ja tuleville hyvinvointialueille. Volyymit ovat tällä sektorilla valtavia ja parannuksia etsitään niin tavasta toimia kuin tietojärjestelmistä. Tämä artikkeli koskee Sarastian Kymsoten palveluita tuottavaa yksikköä ja sen tekemiä havaintoja ostolaskujen käsittelyn tehostamisesta.

Kymsote -Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä- vastaanottaa vuositasolla noin 150 000 ostolaskua. Automaatiota on rakennettu aktiivisesti Sarastian käyttämään ostolaskujärjestelmään, mutta sääntöpohjaisen automaation rajat ovat tulleet vastaan. Sarastialla oli manuaalisesti käsiteltäviä ostolaskuja sääntöpohjaisen automaation ulkopuolella noin 90 000 kpl vuodessa ennen tekoälyn käyttöönottoa. Näin suuri määrä manuaalikäsiteltäviä laskuja vaati Sarastialta paljon käsipareja ja tuotti laskujen käsittelyyn monia haasteita.

Tekoäly automatisoimaan manuaalisesti käsiteltäviä ostolaskuja

”Hankimme Snowfox.AI ostolaskutekoälyn käyttöömme hankintalain mukaisen julkisen hankintaprosessin kautta. Halusimme saada nostettua ostolaskujen käsittelyprosessin automaatioastetta ja tekoäly nähtiin tähän kiinnostavana mahdollisuutena.” – Katja Somppi, Sarastia

Snowfoxin ostolaskujen tekoäly otettiin käyttöön lisätoiminnallisuutena nykyisen ostolaskujärjestelmän oheen. Järjestelmää ei ollut tarvetta vaihtaa, vaan tekoäly tuli täydentämään olemassa olevaa ostolaskujärjestelmää.

”Käsittelemme vuositasolla yli 100 000 ostolaskua. Osa näistä on saatu automatisoitua ostolaskujärjestelmän automaatiolla. Käyttöön otettu tekoäly käsittelee noin 90 000 ostolaskua vuodessa. Tekoäly on tuonut harppauksen automaatioasteeseen, mikä näkyy meillä sekä sujuvampana ostolaskujen käsittelynä, että ajansäästönä.” -Katja Somppi, Sarastia

Kuinka tekoäly toimii Sarastian ostolaskuprosessissa?

Tekoäly opetteli käyttöönottovaiheessa Sarastian asiakkaan historian ostolaskuaineiston perusteella, miten laskut oli aiemmin tiliöity ja kuka oli kunkin laskun tarkastanut ja hyväksynyt. Näiden tietojen perusteella Snowfox.AI loi automaattisesti tekoälymallin, joka osaa automaattisesti tiliöidä ja lähettää kiertoon Kymsotelle saapuvat ostolaskut.

Tekoälymallimme hyödyntää sekä tiliöinti-, että reititysennusteiden tekemiseen kaiken tiedon ostolaskusanomalta ja ostolaskun kuvasta. Vaikka yksittäisiä tietoja ostolaskulta puuttuisi, tekoäly pystyy automatisoimaan laskuja tehokkaasti. Tekoäly hyödyntää ostolaskulta kaiken mahdollisen tiedon, eikä hätkähdä esim. toimittajanumeron tai jonkin viitetiedon puutetta.

Laskujen tiliöintiä ja tarkastusketjua on mahdollista muokata vielä kierron aikana manuaalisesti, mikäli tekoäly on tehnyt virheellisen ennusteen jollekin kirjanpidon dimensiolle. Palautesanoma lopullisesta tiliöinnistä ja hyväksyntäketjusta palautuu tekoälylle hyväksyntäkierron jälkeen. Tämän perusteella tekoäly tarkastaa, ovatko ennusteet olleet oikein ja tekoäly hyödyntää palautesanomaa mallin jatko-opetukseen. Näin tekoäly oppii ja kehittyy jokaisesta läpimenneestä ostolaskusta ja osaa käsitellä laskuja yhä paremmin.

Tekoälyn huima kehitys käytön myötä

Tekoälypalvelu lähti käyntiin Sarastialla kohtalaisella tasolla, ja se on käytön aikana kehittynyt merkittävästi. Kehittyminen on tekoälylle ominaista, koska se saa palautteen toiminnastaan jokaisen käsittelemänsä ostolaskun osalta.

Lähes kaikkien valittujen ennustettavien kirjanpidon dimensioiden ennustetarkkuus on pitkälle yli 90 % tasolla, jopa lähellä 100 %: a. Tämä on erinomainen taso tekoälyn toiminnalle, ja kertoo mm. siitä, että ostolaskudata on tasokasta.

Sarastian tavoitteena ostolaskujen käsittelyssä on mahdollisimman korkea automaatioaste. Tämä tuo Snowfoxin kehitykselle positiivista haastetta ja auttaa kehittämään palvelua entistä paremmaksi joka päivä.

Ostolaskutekoälyn kehitystä seurataan reaaliaikaisen analytiikan avulla

Snowfox.AI ostolaskutekoälyn käyttöönoton yhteydessä Sarastialle avattiin tunnukset reaaliaikaiseen analytiikkaan, minkä avulla Sarastia seuraa tekoälyn kehitystä. Analytiikka näyttää, kuinka suuri määrä ostolaskuja on päätynyt tekoälyn automatisoitavaksi, ja miten hyvin tekoäly on onnistunut tiliöinnissä ja reitityksessä. Lisäksi analytiikasta näkee, kuinka itsevarma tai epävarma tekoäly on ollut kunkin ennusteen kohdalla.

Analytiikka auttaa sekä Sarastiaa, että Snowfoxia näkemään selkeästi tekoälyn kyvykkyyden ja kehityskohdat. Tämä on erittäin tärkeää, sillä tekoälyn toimintaa kehitetään jatkuvasti paremmaksi, ja kehityskohtien tunnistaminen on analytiikan kautta mahdollista.

”Olemme erittäin innoissamme Sarastian kanssa tehtävästä yhteistyöstä ja tekoälyn hyvästä ennustetarkkuudesta. Yhteistyö sujuu erinomaisessa hengessä ja Sarastian ammattilaisten kanssa on mukava tehdä töitä.”

– Miikka Savolainen, Snowfox.AI