Kundomdöme: Sarastia

Sarastia använder Snowfox.AI för att hantera leverantörsfakturor

Sarastia är Finlands ledande leverantör av stödtjänster till den offentliga sektorn. Företaget är framför allt känt för sina tjänster inom ekonomi- och personaladministration, däribland redovisnings- och lönetjänster för kommuner, kommunalförbund och de framtida välfärdsområdena i Finland. I den här artikeln får vi följa en produktionsenhet som arbetar med Kymsote, samkommunen för social- och hälsovårdstjänster i Kymmenedalen i södra Finland.

Fakturavolymerna är enorma i den offentliga sektorn och med 150 000 leverantörsfakturor varje år är Kymsote är inget undantag. Här finns med andra ord ett stort behov av automatisering. Innan AI kom in i bilden hade Sarastia regelbaserad automatisering inbyggt i sitt system för fakturahantering, men organisationen insåg snart att regler kommer med begränsningar. Faktum är att medarbetarna behövde hantera mer än hälften av leverantörsfakturorna manuellt, vilket tog både tid och kraft i anspråk.

AI minskar den manuella hanteringen av leverantörsfakturor

"Vi började använda Snowfox.AI efter att ha gjort en offentlig upphandling, i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Vi ville öka vår automatiseringsgrad inom hantering av leverantörsfakturor och såg artificiell intelligens som en intressant möjlighet”, berättar Katja Somppi på Sarastia.

Snowfox.AI kopplades på Sarastias existerande IT-system för hantering av leverantörsfakturor och blev ett utmärkt komplement. AI är designat för att fungera med andra system, så det finns ingen anledning att byta ut allt och börja om från noll.

"Vi hanterar över 100 000 leverantörsfakturor varje år. Tidigare har bara en liten del av dessa automatiserats, med den funktionalitet som finns inbyggd i vårt system för hantering av leverantörsfakturor. Nu hanterar AI cirka 90 000 leverantörsfakturor per år, vilket har gjort det möjligt för oss att ta ett stort kliv uppåt i automationsnivå. Det har resulterat i smidigare hantering av leverantörsfakturor och tidsbesparingar”, förklarar Somppi.

Hur fungerar AI i Sarastias process för leverantörsfakturor?

Under implementeringsfasen lärde sig AI att bokföra, kontrollera och dirigera leverantörsfakturor utifrån historisk bokföringsdata. Baserat på denna information skapade AI en modell som bokför och dirigerar Kymsotes leverantörsfakturor automatiskt.

AI-modellen använder all tillgänglig data på leverantörsfakturan samt bilden av fakturan för att förutsäga hur den ska bokföras och dirigeras. Även om viss information saknas på fakturan, som ett leverantörsnummer eller referens, kan AI automatisera den på ett effektivt sätt.

Det är även möjligt att göra manuella ändringar under processen, om det visar sig att AI-modellen har gjort felaktiga förutsägelser för någon dimension. När fakturan godkänts får AI feedback, som den använder för att kontrollera sina förutsägelser och förbättra sin modell. AI blir med andra ord bättre och bättre, för varje leverantörsfaktura den hanterar.

AI utvecklas snabbt när den används

I början hanterade AI Sarastias leverantörsfakturor på en måttlig nivå, men utvecklingen gick snabbt framåt. Det här är karakteristisk för artificiell intelligens, eftersom den blir bättre och bättre för varje leverantörsfaktura den hanterar.

Noggrannheten i förutsägelserna är nu över 90 % – till och med nära 100 % – för nästan alla valda dimensioner. Det är en utmärkt nivå för AI och ett bevis på att leverantörsfakturadatan är av hög kvalitet.

Sarastias mål är att uppnå högsta möjliga automatiseringsnivå inom hantering av leverantörsfakturor: en positiv utmaning som bidrar till utvecklingen av Snowfox tjänster.

Realtidsanalys driver utvecklingen av AI framåt

Sarastia har även tillgång till realtidsanalys, där de kan följa AI:s utveckling. Analysen visar hur AI automatiserar leverantörsfakturorna, hur väl den lyckas med bokföring och dirigering samt hur träffsäker varje förutsägelse är.

Realtidsanalysen hjälper både Sarastia och Snowfox att identifiera AI:s kapacitet och utvecklingsområden. Det här är en väldigt viktigt del i processen och en förutsättning för att maximera nyttan av artificiell intelligens.

"Vi är väldigt glada över samarbetet med Sarastia och exaktheten i AI:s förutsägelser. Samarbetet löper på i utmärkt anda och vi trivs bra med att jobba med Sarastias medarbetare.”

– Miikka Savolainen, Snowfox.AI