Příběh zákazníka: Sarastia

Sarastia používá Snowfox.AI ke zpracování nákupních faktur

Sarastia je největší finská společnost poskytující podpůrné služby pro veřejný sektor. Známá je zejména provozem finanční a personální administrativy, která zahrnuje vedení účetnictví a mezd pro obce a společenství obcí, jakož i pro oblast budoucí sociální péče.

Objemy faktur jsou ve veřejném sektoru obrovské. Veřejné instituce se snaží optimalizovat své procesy zlepšováním způsobů práce a také pomocí systémů informačních technologií. Tento článek se zaměřuje na jednotku poskytující služby společnosti Sarastia, která spolupracuje se sociálními a zdravotními službami v Kymenlaakso (Kymsote) a její postřehy při zlepšování procesů při zpracovávání nákupních faktur.

Kymsote zpracovává přibližně 150 000 nákupních faktur ročně. Automatizace v systému pro správu nákupních faktur byla implementována, ale organizace musela čelit limitům automatizace založené na pravidlech. Před zavedením umělé inteligence měla Sarastia přibližně 90 000 nákupních faktur, které bylo třeba manuálně zpracovat, kromě těch faktur, které společnost zpracovávala automatizací založenou na pravidlech. Takové množství manuálně zpracovaných faktur vyžadovalo mnoho práce a vytvořilo mnoho výzev při hledání nových řešení pro automatizaci procesu zpracování došlých faktur.

AI, která pomáhá automatizovat manuálně zpracovávané nákupní faktury

"Začali jsme využívat Snowfox.AI přes proces veřejných zakázek podle zákona o zakázkách. Chtěli jsme zvýšit stupeň automatizace procesu zpracování nákupních faktur a umělá inteligence se na to jevila jako zajímavá možnost", říká Katja Somppi ze Sarastie.

Snowfox.AI byla zavedena jako doplňková funkce k současnému systému pro správu nákupních faktur. Nebylo třeba měnit systém, protože AI je navržena tak, aby spolupracovala se stávajícím systémem.

„Ročně zpracováváme více než 100 000 nákupních faktur. Některé z nich byly automatizovány pomocí vestavěné automatizace systému pro správu nákupních faktur. Snowfox.AI v současné době zpracovává přibližně 90 000 nákupních faktur ročně. Umělá inteligence nám umožnila udělat krok vpřed s naší automatizací. hladší zpracovávání nákupních faktur a úspora času“, vysvětluje Somppi.

Jak funguje AI v procesu zpracovávání nákupních faktur ve společnosti Sarastia?

Během fáze implementace se AI vytrénovala z historických údajů o již zpracovaných nákupních fakturách společnosti Sarastia, jak byly faktury historicky účtovány a kým byli zkontrolovány a schváleny. Na základě těchto informací vytvořila AI model, který automaticky účtuje a směřuje nákupní faktury, které Kymsote přijímá.

Model AI používá všechny dostupné informace z nákupní faktury ve strukturované formě, jakož i samotný obrázek faktury, k předpovídání informací o účtování a směřování. I když na faktuře chybí jednotlivé informace, AI ji stále dokáže efektivně automatizovat. AI využívá všechny možné informace z nákupní faktury a nepřekvapí ji, pokud na faktuře chybí informace, jako například IČ dodavatele nebo jakékoli referenční informace.

Během procesu účtování a směrování je možné manuálně upravit účetní a kontrolní informace v případě, že AI udělala nesprávnou předpověď pro jednu z dimenzí. Po finálním schválení nákupní faktury obdrží AI zpětnou vazbu o jejím finálním účtování a směrování. Na základě toho AI kontroluje, zda jsou předpovědi správné, a využívá tak zpětné vazby k učení a zlepšování modelu.

Tímto způsobem se AI neustále učí a vyvíjí díky každé zpracované nákupní faktuře a další faktury dokáže zpracovat stále lépe.

AI se neustále vyvíjí díky jejímu využívání

AI začala v Sarastii zpracovávat faktury na mírné úrovni, ale během používání se AI výrazně rozvinula. Tento vývoj je charakteristický pro umělou inteligenci, neboť dostává zpětnou vazbu o tom, jak finálně zpracovala každou nákupní fakturu.

Přesnost předpovědí téměř všech vybraných dimenzí je více než 90%, dokonce téměř 100%. AI tak dosáhla vynikající úrovně úspěšnosti jednotlivých předpovědí což ukazuje, že údaje o nákupních fakturách jsou vysoce kvalitní.

Cílem společnosti Sarastia při zpracovávání nákupních faktur je dosáhnout co nejvyšší možné úrovně automatizace. To přináší pozitivní výzvu nejen pro rozvoj Snowfox, ale také pro vývoj samotné služby.

Vývoj AI je monitorován a dostupný v reálném čase

V souvislosti s implementací AI pro automatizaci zpracování nákupních faktur má Sarastia přístup i k analytice v reálném čase, pomocí které lze sledovat její vývoj. Analýzy ukazují, jak AI automatizuje nákupní faktury a jak dobře uspěla při jejich účtování a směřování. Kromě toho analýzy také ukazují, jak si je AI jistá svými předpověďmi.

Jednotlivé dostupné analýzy pomáhají společnostem Sarastia i Snowfox vidět možnosti a oblasti neustálého vývoje umělé inteligence. Je to velmi důležité, protože fungování a přesnost předpovědí umělé inteligence se neustále vyvíjí a identifikace vývojových oblastí je možná právě díky těmto analýzám.

"Jsme velmi nadšeni ze spolupráce se společností Sarastia a dobré prediktivní přesnosti umělé inteligence. Spolupráce s jejich odborníky pokračuje ve výborné náladě, z čehož se velmi těšíme."

– Miikka Savolainen, Snowfox.AI