Príbeh zákazníka: Sarastia

Sarastia používa Snowfox.AI na spracúvanie nákupných faktúr

Sarastia je najväčšia fínska spoločnosť poskytujúca podporné služby pre verejný sektor. Známa je najmä prevádzkou finančnej a personálnej administratívy, ktorá zahŕňa vedenie účtovníctva a miezd pre obce a spoločenstvá obcí, ako aj pre oblasť budúcej sociálnej starostlivosti.

Objemy faktúr sú vo verejnom sektore obrovské. Verejné inštitúcie sa snažia optimalizovať svoje procesy zlepšovaním spôsobov práce a tiež pomocou systémov informačných technológií. Tento článok sa zameriava na jednotku poskytujúcu služby spoločnosti Sarastia, ktorá spolupracuje so sociálnymi a zdravotnými službami v Kymenlaakso (Kymsote) a jej postrehy pri zlepšovaní procesov pri spracúvaní nákupných faktúr.

Kymsote spracúva približne 150 000 nákupných faktúr ročne. Automatizácia v systéme pre správu nákupných faktúr bola implementovaná, ale organizácia musela čeliť limitom automatizácie založenej na pravidlách. Pred zavedením umelej inteligencie mala Sarastia približne 90 000 nákupných faktúr, ktoré bolo potrebné manuálne spracovať, okrem tých faktúr, ktoré spoločnosť spracovávala automatizáciou založenou na pravidlách. Takéto množstvo manuálne spracovaných faktúr vyžadovalo veľa práce a vytvorilo mnoho výziev pri hľadaní nových riešení pre automatizáciu procesu spracúvania došlých faktúr.

AI, ktorá pomáha automatizovať manuálne spracúvané nákupné faktúry

"Začali sme využívať Snowfox.AI cez proces verejného obstarávania podľa zákona o obstarávaní. Chceli sme zvýšiť stupeň automatizácie procesu spracúvania nákupných faktúr a umelá inteligencia sa na to javila ako zaujímavá možnosť", hovorí Katja Somppi zo Sarastie.

Snowfox.AI bola zavedená ako doplnková funkcia k súčasnému systému pre správu nákupných faktúr. Nebolo potrebné meniť systém, pretože AI je navrhnutá tak, aby spolupracovala s existujúcim systémom.

"Ročne spracovávame viac ako 100 000 nákupných faktúr. Niektoré z nich boli automatizované pomocou vstavanej automatizácie systému pre správu nákupných faktúr. Snowfox.AI v súčasnosti spracúva približne 90 000 nákupných faktúr ročne. Umelá inteligencia nám umožnila urobiť krok vpred s našou automatizáciou. Výsledkom je hladšie spracúvanie nákupných faktúr a úspora času“, vysvetľuje Somppi.

Ako funguje AI v procese spracúvania nákupných faktúr v spoločnosti Sarastia?

Počas fázy implementácie sa AI vytrénovala z historických údajov o už spracovaných nákupných faktúrach spoločnosti Sarastia, ako boli faktúry historicky účtované a kým boli skontrolované a schválené. Na základe týchto informácií vytvorila AI model, ktorý automaticky účtuje a smeruje nákupné faktúry, ktoré Kymsote prijíma.

Model AI používa všetky dostupné informácie z nákupnej faktúry v štruktúrovanej forme, ako aj samotný obrázok faktúry, na predpovedanie informácií o účtovaní a smerovaní. Aj keď na faktúre chýbajú jednotlivé informácie, AI ju stále dokáže efektívne automatizovať. AI využíva všetky možné informácie z nákupnej faktúry a neprekvapí ju, ak na faktúre chýbajú informácie, ako napríklad IČO dodávateľa alebo akékoľvek referenčné informácie.

Počas procesu účtovania a smerovania je možné manuálne upraviť účtovné a kontrolné informácie v prípade, že AI urobila nesprávnu predpoveď pre jednu z dimenzií. Po finálnom schválení nákupnej faktúry dostane AI spätnú väzbu o jej finálnom účtovaní a smerovaní. Na základe toho AI kontroluje, či sú predpovede správne, a využíva tak spätnú väzbu na učenie a zlepšovanie modelu. 

Týmto spôsobom sa AI neustále učí a vyvíja vďaka každej spracovanej nákupnej faktúry, a ďalšie faktúry dokáže spracovať čoraz lepšie.

AI sa neustále vyvíja vďaka jej využívaniu

AI začala v Sarastii spracúvať faktúry na miernej úrovni, no počas používania sa AI výrazne rozvinula. Tento vývoj je charakteristický pre umelú inteligenciu, pretože dostáva spätnú väzbu o tom, ako finálne spracovala každú nákupnú faktúru.

Presnosť predpovedí takmer všetkých vybraných dimenzií je viac ako 90%, dokonca takmer 100%. AI tak dosiahla vynikajúcu úroveň úspešnosti jednotlivých predpovedí čo ukazuje, že údaje o nákupných faktúrach sú vysoko kvalitné.

Cieľom spoločnosti Sarastia pri spracúvaní nákupných faktúr je dosiahnuť čo najvyššiu možnú úroveň automatizácie. To prináša pozitívnu výzvu nielen pre rozvoj Snowfox, no tiež pre vývoj samotnej služby.

Vývoj AI je monitorovaný a dostupný v reálnom čase 

V súvislosti s implementáciou AI pre automatizáciu spracúvania nákupných faktúr má Sarastia prístup aj k analytike v reálnom čase, pomocou ktorej je možné sledovať jej vývoj. Analýzy ukazujú, ako AI automatizuje nákupné faktúry a ako dobre uspela pri ich účtovaní a smerovaní. Okrem toho analýzy tiež ukazujú, ako si je AI istá svojimi predpoveďami.

Jednotlivé dostupné analýzy pomáhajú spoločnostiam Sarastia aj Snowfox vidieť možnosti a oblasti neustáleho vývoja umelej inteligencie. Je to veľmi dôležité, pretože fungovanie a presnosť predpovedí umelej inteligencie sa neustále vyvíja a identifikácia vývojových oblastí je možná práve vďaka týmto analýzam.

"Sme veľmi nadšení zo spolupráce so spoločnosťou Sarastia a dobrej prediktívnej presnosti umelej inteligencie. Spolupráca s ich odborníkmi pokračuje vo výbornej nálade, z čoho sa veľmi tešíme."

– Miikka Savolainen, Snowfox.AI