Příběh zákazníka: Bravedo

Cesta za umělou inteligencí společnosti Bravedo

Podnikatelská komunita Bravedo zahrnuje celkem 92 společností. Skupina ročně zpracuje přibližně 120 000 nákupních faktur. Přibližně 90 % těchto faktur je přijato elektronicky, 5 % jako faktury ve formátu PDF a zbývajících 5 % je naskenováno.

Předtím, než Bravedo implementovalo službu Snowfox.AI, využívalo automatizaci při zpracovávání nákupních faktur souvisejících s objednávkami a smluvními fakturami. Tehdy byla míra automatizace 20 – 30 procent. Tato úroveň neuspokojila finančního ředitele Pasiho Vilhunena, který si stanovil ambiciózní cíl automatizovat proces zpracování nákupních faktur. Bylo jasné, že tradičními metodami se cíle nedosáhne.

Další společnost ve skupině Bravedo, Barona, úspěšně vyvinula umělou inteligenci pro potřeby náboru. Inspirován dobrými zkušenostmi, Vilhunen začal zjišťovat, zda lze AI použít ik automatizaci procesu zpracování nákupních faktur. „Všimli jsme si, že schopnost umělé inteligence učit se je úžasná. Zajímalo by mě, jestli by se stejná kapacita dala využít i pro potřeby finančního managementu“, vysvětluje Pasi Vilhunen pozadí vzniku Snowfox.AI.

Skutečné náklady procesu zpracování nákupních faktur byly zarážející

Alarmující potřebu zvýšit úroveň automatizace zpracování nákupních faktur vyvolala studie společnosti Bravedo o stavu zpracování nákupních faktur. Výsledky mluvily drsným jazykem: z více než 240 profesionálů společnosti Bravedo, kteří zpracovávají nákupní faktury, strávili s nákupními fakturami v průměru 0,5 až 3 hodiny týdně. Nejvíce času s fakturami strávili v mnoha případech nejlépe placení zaměstnanci skupiny. Zpracovávání faktur měsíčně znamenalo průměrné náklady kolem 925 eur na jednoho účetního. Když se číslo vynásobí celkovým počtem zpracovatelů faktur ve skupině Bravedo, člověk se dostane do stejného emocionálního stavu jako projektový tým, který zprávu četl.

Studie také zkoumala náklady a práci vykonanou v systému pro správu nákupních faktur. Podle studie bylo časově nejnáročnější kromě účtování faktur také jejich směřování v systému zákazníka. Většina kroků zpracování byla provedena manuálním kopírováním a ukládáním informací z jednoho místa na druhé.

„Výsledky průzkumu byly, upřímně řečeno, otřesné. Bylo nám však jasnější to, jaké jsou skutečné náklady na zpracovávání nákupních faktur“, vzpomíná Pasi Vilhunen.

Úspora času a peněz nejen na účetním oddělení

Projekt, který začal jako interní projekt, nakonec uspěl v tom, čeho se tradičními metodami nepodařilo dosáhnout. S pomocí Snowfox.AI dosáhl Bravedo mimořádně dobrých výsledků. V současnosti dokáže Snowfox.AI předpovědět účtování a jiné dimenze s ~90% přesností. Nákupní faktury, které byly dříve směrovány manuálně, jsou nyní směrovány automaticky s přesností přibližně 80 %. Investice do AI se vyplatila a vyšší úroveň automatizace umožnila skupině ušetřit statisíce eur.

„Po těchto zkušenostech bych se už neuměl vrátit do času bez umělé inteligence. Profesionálové zastávající pozici kontrolorů a schvalovatelů nákupních faktur si odlehčenou administrativní zátěž několikrát pochvalovali“, uzavírá Pasi Vilhunen.