Príbeh zákazníka: Bravedo

Cesta za umelou inteligenciou spoločnosti Bravedo

Podnikateľská komunita Bravedo zahŕňa celkovo 92 spoločností. Skupina ročne spracuje približne 120 000 nákupných faktúr. Približne 90 % týchto faktúr je prijatých elektronicky, 5 % ako faktúry vo formáte PDF a zvyšných 5 % je naskenovaných.

Predtým, ako Bravedo implementovalo službu Snowfox.AI, využívalo automatizáciu pri spracúvaní nákupných faktúr súvisiacich s objednávkami a zmluvnými faktúrami. Vtedy bola miera automatizácie 20 - 30 percent. Táto úroveň neuspokojila finančného riaditeľa Pasiho Vilhunena, ktorý si stanovil ambiciózny cieľ automatizovať proces spracúvania nákupných faktúr. Bolo jasné, že tradičnými metódami sa cieľ nedosiahne.

Ďalšia spoločnosť v skupine Bravedo, Barona, úspešne vyvinula umelú inteligenciu pre potreby náboru. Inšpirovaný dobrými skúsenosťami, Vilhunen začal zisťovať, či je možné AI použiť aj na automatizáciu procesu spracúvania nákupných faktúr. „Všimli sme si, že schopnosť umelej inteligencie učiť sa je úžasná. Zaujímalo by ma, či by sa rovnaká kapacita dala využiť aj pre potreby finančného manažmentu“, vysvetľuje Pasi Vilhunen pozadie vzniku Snowfox.AI.

Skutočné náklady procesu spracúvania nákupných faktúr boli zarážajúce

Alarmujúcu potrebu zvýšiť úroveň automatizácie spracúvania nákupných faktúr vyvolala štúdia spoločnosti Bravedo o stave spracúvania nákupných faktúr. Výsledky hovorili drsným jazykom: z viac ako 240 profesionálov spoločnosti Bravedo, ktorí spracúvajú nákupné faktúry, strávili s nákupnými faktúrami v priemere 0,5 až 3 hodiny týždenne. Najviac času s faktúrami strávili v mnohých prípadoch najlepšie platení zamestnanci skupiny. Spracúvanie faktúr mesačne znamenalo priemerné náklady okolo 925 eur na jedného účtovníka. Keď sa číslo vynásobí celkovým počtom spracovateľov faktúr v skupine Bravedo, človek sa dostane do rovnakého emocionálneho stavu ako projektový tím, ktorý správu čítal.

Štúdia tiež skúmala náklady a prácu vykonanú v systéme na správu nákupných faktúr. Podľa štúdie bolo časovo najnáročnejšie okrem účtovania faktúr aj ich smerovanie v systéme zákazníka. Väčšina krokov spracúvania bola vykonaná manuálnym kopírovaním a ukladaním informácií z jedného miesta na druhé.

„Výsledky prieskumu boli, úprimne povedané, otrasné. Bolo nám však jasnejšie to, aké sú skutočné náklady na spracúvanie nákupných faktúr“, spomína Pasi Vilhunen.

Úspora času a peňazí nie len na účtovnom oddelení

Projekt, ktorý začal ako interný projekt, nakoniec uspel v tom, čo sa tradičnými metódami nepodarilo dosiahnuť. S pomocou Snowfox.AI dosiahol Bravedo mimoriadne dobré výsledky. V súčasnosti dokáže Snowfox.AI predpovedať účtovanie a iné dimenzie s ~ 90% presnosťou. Nákupné faktúry, ktoré boli predtým smerované manuálne, sú teraz smerované automaticky s presnosťou približne 80 %. Investícia do AI sa vyplatila a vyššia úroveň automatizácie umožnila skupine ušetriť státisíce eur.

„Po týchto skúsenostiach by som sa už nevedel vrátiť do času bez umelej inteligencie. Profesionáli zastávajúci pozíciu kontrolórov a schvaľovateľov nákupných faktúr si odľahčenú administratívnu záťaž niekoľkokrát pochvaľovali“, uzatvára Pasi Vilhunen.