Kundcase: Bravedo

Bravedos AI-resa: från eget behov till global tjänst

Bravedos bolagskluster består av 92 separata bolag - gruppen hanterar årligen över 120 000 leverantörsfakturor utav ca. 90% tas emot som e-faktura, 5% som PDF och återstånde 5% skannas.

Innan Snowfox.Ai implementerades hade Bravedo använt matchningsfunktioner för order- och avtalsbaserade fakturor. Automationsnivån var  ca 20-30%.

CFO Pasi Vilhunen var inte nöjd med nivån och  ville sätta helt nya standarder för automatisering av leverantörsfakturor. 

Barona, ett dotterbolag av Bravedo, hade några år tidigare utvecklat en AI-lösning för rekrytering av bemanningspersonal, och beslutet fattades att undersöka om AI kunde hjälpa med hela Bravedo-gruppens leverantörsfakturabehandling.

"Vi hade lärt oss att AI's självlärningskapacitet är så gott som obegränsat. Jag funderade om AI's egenskaper kunde utnyttjas inom ekonomiförvaltningen" 
förklarar Vilhunen Snowfox.AI's födsel. 

 Snowfox.AI, som startade som gruppens interna projekt, höjde automatiseringen av leverantörsfakturor från 20-30% till över 85% idag. 

"Snowfox har naturligtvis sparat massor av FTE-resurser inom leverantörsreskontran, och personalen inom den operativa sidan behöver inte använda flera timmar i veckan för kontering av sina leverantörsfakturor. Det betyder nödjade slutanvändare och mera tid ägnat åt egentligt arbete." 

Egentliga kostnader för behandling av leverantörsfakturor

Innan projektet utfördes en utredning över hur fakturorna hanterades i gruppen.  Det visade sig att förutom leverantörsreskontrans personal på 240 anställda, använde slutanvändarna 0,5-3 timmar per vecka för hantering av fakturor.  Månadskostnaden för fakturahantering var till och med 925€ per användare. 

"Resultatet var ärligt talat hemskt. Det visade oss vad kostnaden för manuell leverantörsreskontra är", Vilhunen återkallar. 

Utredningen gav också en inblick i leverantörsreskontrans uppgifter och kostnader. Gruppens leverantöresreskontras uppgift var validering av fakturan och skickandet för attest och kontering, vilka utfördes av operativa sidan.  Enligt utredningen var skickandet av fakturorna till granskarna en lika stor tidsbov som kontering och attest. Rutinerna var manuella, tröga och mekaniska.

Besparning av tid och pengar både i ekonomiavdelningen samt operativa sidan

Projektet pågick i flera månader och resultatet var en AI-lösning som kunde erbjuda en tillfredsställande nivå av automatik i leverantörsreskontra. Resultatet motiverade att fortsätta med projektet.  

AI-lösningen utvecklades och gav bättre resultat. I dag kan Snowfox förutspå och automatisera fakturakonteringar med över 90% noggrannhet! Styrning av fakturor, tidigare nästan helt manuellt, automatiseras idag av AI med 80% noggranhet. Tack vare Snowfox.AI har Bravedo lyckats spara en enorm mängd av tid och pengar - Vilhunen antar en besparning på flera hundra tusen euro.

Snowfox.AI gav också andra förmåner åt ekonomiavdelningen. Bravedo har lyckats omorganisera sin ekonomiförvaltning i och med att rutinmässigt arbete har ersatts med uppgifter som skapar mera värde. 

”Efter dessa erfarenheter skulle jag inte längre kunna återvända till tiden utan AI”,  Vilhunen summerar.

Vilhunen har stora förväntningar för Snowfox.AI:s och Bravedos framtid och tycker att idag lever vi ännu i en värld där AI-baserad processautomatik och analytik håller ännu på att "värma upp".